CẬP NHẬT: HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ THAY ĐỔI THÔNG TIN XUẤT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG TRÊN AHAMOVE

1. Giới thiệu

Từ ngày 19/05/2025: Ahamove áp dụng chính sách đăng ký và thay đổi thông tin xuất hóa đơn Giá Trị Gia Tăng (“GTGT”) đối với Khách Hàng Tiền Mặt & Trả Trước. Hóa đơn sẽ được phát hành ngay sau khi đơn hàng hoàn thành theo quy định tại Nghị định 70/2025 (hiệu lực từ 01/06/2025). 

Từ 01/09/2025, Khách Hàng có thể lựa chọn chu kỳ xuất hóa đơn (theo tháng hoặc ngay khi đơn hàng hoàn thành) dựa trên thông tin đã đăng ký hóa đơn thành công.

Lưu ý bắt buộc: Để đảm bảo hóa đơn được lập đúng thông tin mong muốn, Khách hàng cần thực hiện đăng ký hoặc cập nhật thông tin tại mục “Hóa đơn điện tử” đúng theo các mốc thời gian quy định.

2. Quy Định Xuất Hóa Đơn & Trách Nhiệm Của Khách Hàng:

  • Theo Nghị định 70/2025, Khách Hàng vui lòng cung cấp đầy đủ các thông tin sau để hóa đơn được lập đúng quy định:
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế (với khách doanh nghiệp/hợp tác xã/hộ & cá nhân kinh doanh)/mã định danh cá nhân (với khách hàng cá nhân)
  • Thông tin chi tiết về tính chất hàng hóa/dịch vụ
  • Mọi đăng ký/thay đổi thông tin hóa đơn phải được cập nhật trực tiếp trên Tài khoản chính.
  • Tất cả đơn hàng được tạo từ tài khoản chính hoặc tài khoản phụ đều mặc định sử dụng thông tin xuất hóa đơn đã đăng ký tại tài khoản chính không phụ thuộc vào phương thức thanh toán của đơn hàng. (Ví dụ: Tài khoản chính đăng ký theo thông tin doanh nghiệp→ toàn bộ đơn hàng của tài khoản phụ vẫn lập hóa đơn theo thông tin doanh nghiệp của tài khoản chính.)
  • Ahamove không hỗ trợ xuất hóa đơn riêng cho từng tài khoản phụ hoặc thay đổi thông tin giữa tài khoản chính và tài khoản phụ. Khách hàng chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thông tin đăng ký tại tài khoản chính. Mọi tranh chấp hoặc rủi ro về thuế phát sinh do sử dụng sai loại hình tài khoản (cá nhân/doanh nghiệp) sẽ do khách hàng tự chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế.
  • Hóa đơn Giá Trị Gia Tăng (“GTGT”) do Ahamove phát hành dành cho cước phí dịch vụ giao hàng không bao gồm COD (tiền thu hộ), phí cầu đường, phí gửi xe, phụ phí sân bay và các khoản phí phát sinh sau thời điểm khách xác nhận đơn hàng (phí phát sinh ngoài cước vận chuyển ban đầu)
  • Hệ thống chỉ tiếp nhận tối đa 01 lần thay đổi thông tin đăng ký/tháng dương lịch.
  • Thông tin xuất hóa đơn được áp dụng kể từ thời điểm Khách Hàng hoàn tất việc đăng ký thành công trên hệ thống. Căn cứ vào thời điểm Khách hàng hoàn tất việc đăng ký thông tin xuất hóa đơn thành công trên hệ thống: 
  • Đối với Khách Hàng lên đơn lần đầu tiên: 
    Thông tin đăng ký sau khi hoàn tất sẽ áp dụng ngay cho các đơn hàng được đặt kể từ sau thời điểm đăng ký, và duy trì cho đến khi Khách hàng thực hiện thay đổi.
    Điều kiện: Khách hàng cần hoàn tất đăng ký thành công trước khi đơn hàng được hoàn thành để được xuất hóa đơn theo thông tin đã đăng ký.
  • Đối với Khách Hàng đã từng phát sinh đơn hàng trước đó:
    Thay đổi thông tin (bao gồm thay đổi chu kỳ) → chỉ áp dụng từ tháng kế tiếp (T+1).
    Các đơn hàng đã phát sinh trong tháng hiện tại (T) giữ nguyên thông tin cũ, không điều chỉnh theo thay đổi mới. Trong thời gian từ 23h00 ngày cuối tháng đến 12h00 trưa ngày 01 tháng sau, hệ thống tạm ngưng chức năng đăng ký/thay đổi thông tin để phục vụ quá trình tổng hợp dữ liệu. Mọi yêu cầu thay đổi trong giai đoạn này sẽ được ghi nhận cho tháng tiếp theo (T+1).

3. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử

3.1. Chu kỳ xuất hóa đơn: KHI ĐƠN HÀNG HOÀN THÀNH

  • Mỗi đơn hàng chỉ được xuất một (01) hóa đơn duy nhất.
  • Hóa đơn được phát hành trong vòng 24 giờ kể từ khi đơn hoàn tất.
  • Mọi sai lệch giá do lỗi hệ thống phải được phản ánh trong vòng 72 giờ kể từ khi hóa đơn phát hành. Quá thời hạn này, hóa đơn được coi là hợp lệ và không được điều chỉnh.
  • Ahamove từ chối hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn đối với các đơn hàng đã hoàn thành trước thời điểm Khách Hàng đăng ký hoặc thay đổi thông tin xuất hóa đơn.

3.2. Chu kỳ xuất hóa đơn: ĐẦU THÁNG

  • Hệ thống phát hành 01 hóa đơn tổng hợp theo tháng cho từng hình thức thanh toán: Ahamove hỗ trợ xuất 01 hóa đơn tổng hợp theo tháng cho từng hình thức thanh toán của Khách Hàng.
  • Thanh toán tiền mặt → phát hành ngày 02 (T+1).
  • Thanh toán không dùng tiền mặt → phát hành ngày 03 (T+1).
  • Trường hợp khách hàng vừa thanh toán tiền mặt vừa không dùng tiền mặt, tối đa 02 hóa đơn/tháng. Bảng kê đối soát gửi qua email ngày 01 (T+1).
  • Mọi sai lệch giá do lỗi hệ thống Khách Hàng cần phản ánh yêu cầu trong vòng 03 ngày kể từ thời điểm hóa đơn được phát hành.
  • Khách Hàng chỉ cần đăng ký thông tin một lần. Từ tháng kế tiếp, hóa đơn sẽ được hệ thống tự động xuất và gửi về email đã đăng ký theo lịch cố định (ngày 02 hoặc 03 hằng tháng, tùy phương thức thanh toán) cho đến khi Khách Hàng có nhu cầu thay đổi.

Ví dụ: Khách Hàng đã từng phát sinh đơn hàng trước đó (Khách cũ)

Trước đây: Khách Hàng đã từng phát sinh đơn → hệ thống mặc định xuất hóa đơn ngay sau khi đơn hàng hoàn thành. Khách Hàng muốn chuyển sang chu kỳ xuất hóa đơn theo Tháng, bắt đầu áp dụng từ tháng 11/2025.

7h00, 01/10/2025: Khách hàng tạo đơn đầu tiên tháng 10 và đăng ký đổi chu kỳ sang “Đầu tháng”  → Lưu ý: Từ 23h 30/09/2025 đến 12h trưa 01/10/2025, hệ thống khóa chức năng nên Khách Hàng không thao tác được.

14h00, 01/10/2025: Khách Hàng tiếp tục tạo đơn hàng và thực hiện đăng ký thông tin xuất hóa đơn với chu kỳ xuất “Đầu tháng” để áp dụng cho Tháng 11/2025.

Trong tháng 10/2025: Hóa đơn vẫn được xuất ngay sau khi đơn hoàn thành. Hệ thống chỉ cho thay đổi 01 lần/tháng. Nếu muốn thay đổi thông tin pháp lý (MST, tên, địa chỉ) → phải liên hệ Ahamove và cung cấp bằng chứng hợp lệ.

Từ tháng 11/2025 trở đi: Chu kỳ “Đầu tháng” có hiệu lực. Toàn bộ đơn hàng phát sinh trong Tháng 11/2025 sẽ được tổng hợp và xuất hóa đơn vào đầu tháng 12/2025 (ngày 02-03/12/2025). Hệ thống tiếp tục áp dụng cho đến khi Khách Hàng thao tác thay đổi lại.

Lưu ý: Các đơn hàng đã phát sinh trong tháng 9-10/2025 không được điều chỉnh về chu kỳ Tháng. Nếu Khách Hàng muốn đăng ký xuất hóa đơn theo “Tháng” cho Tháng 10/2025 thì Khách Hàng phải đăng ký từ 12h00 ngày 01/09/2025 đến trước 23h00 ngày 30/09/2025. 

Ví dụ: Khách Hàng chưa từng phát sinh đơn hàng trước đó (Khách mới)

8h00, 01/09/2025: Trước khi đặt đơn hàng đầu tiên, Khách Hàng thao tác đăng ký thông tin xuất hóa đơn lần đầu, chọn chu kỳ “Xuất Đầu Tháng”. Vì là khách mới → thông tin đăng ký có hiệu lực ngay trong tháng 9/2025.
Toàn bộ đơn hàng phát sinh trong tháng 9/2025 sẽ được tổng hợp và xuất hóa đơn vào đầu tháng 10/2025 (ngày 02-03/10/2025).

Tại Ngày 15/10/2025: Khách Hàng thay đổi chu kỳ từ “Đầu tháng” sang “Khi đơn hàng hoàn thành”. Trong tháng 10/2025: Hóa đơn vẫn tiếp tục được xử lý theo thông tin hiện hành (chu kỳ “Đầu tháng”). Từ tháng 11/2025 trở đi: Chu kỳ “Khi đơn hàng hoàn thành” có hiệu lực. Các đơn hàng sẽ được xuất hóa đơn ngay sau khi hoàn thành (chậm nhất 24h).

Ví dụ: Khách Hàng chưa từng phát sinh đơn hàng trước đó (Khách mới)

23h30, 30/09/2025: Trước khi đặt đơn hàng đầu tiên, Khách Hàng đăng ký thông tin xuất hóa đơn lần đầu, chọn chu kỳ “Khi đơn hàng hoàn thành”. Vì là khách mới → thông tin đăng ký có hiệu lực ngay trong tháng 9/2025. Các đơn hàng sẽ được xuất hóa đơn ngay sau khi hoàn thành (chậm nhất 24h) đến khi Khách Hàng thay đổi chu kỳ.
Khách Hàng muốn thay đổi chu kỳ từ “Khi đơn hàng hoàn thành” sang “Đầu tháng” từ Tháng 11/2025 thì Khách Hàng phải đăng ký từ 12h00 ngày 01/10/2025 đến trước 23h00 ngày 31/10/2025. 

3.3. Các bước thao tác

Bước 1: Đăng nhập tài khoản Ahamove

  • Truy cập ứng dụng Ahamove trên điện thoại hoặc website Ahamove.
  • Đăng nhập bằng số điện thoại đã đăng ký tài khoản Ahamove.
HUONG_DAN_DANG_KY_THUE-01.jpg

Bước 2: Truy cập mục Hóa đơn điện tử

  • Sau khi đăng nhập, vào phần “Thông tin tài khoản”.
  • Chọn mục “Hóa đơn điện tử”.
HUONG DAN DANG KY THUE-02.jpg

Bước 3: Điền thông tin đăng ký
Nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp hoặc cá nhân:

  • Tên công ty/ cá nhân: Nhập tên pháp nhân nếu là doanh nghiệp/hộ kinh doanh/hợp tác xã, hoặc tên cá nhân.
  • Mã số thuế/Mã định danh cá nhân: Nhập mã số thuế do cơ quan Thuế cấp/ mã định danh cá nhân của Khách Hàng
  • Địa chỉ: Nhập địa chỉ đăng ký kinh doanh theo giấy phép ĐKKD.
  • Email: Nhập địa chỉ email để nhận hóa đơn điện tử.
  • Chu kỳ xuất hóa đơn: chọn 1 trong hai hình thức “Khi đơn hàng hoàn thành” hoặc “Đầu tháng”
HUONG DAN DANG KY THUE-03.jpg

Bước 4: Xác nhận đăng ký

  • Kiểm tra lại thông tin đã nhập.
  • Nhấn “Lưu” để hoàn tất đăng ký.
     
HUONG_DAN_DANG_KY_THUE-04.jpg

4. Lưu ý quan trọng

  • Hệ thống sẽ ghi nhận thông tin mới nhất do Khách Hàng cung cấp.
  • Đối với các đơn hàng đã hoàn thành, nếu Khách Hàng đăng ký hoặc thay đổi thông tin xuất hóa đơn sau thời điểm đơn hàng phát sinh, hệ thống và hóa đơn sẽ không điều chỉnh theo thông tin mới. Thông tin đăng ký (bao gồm cả chu kỳ xuất hóa đơn) chỉ có hiệu lực kể từ tháng tiếp theo.
  • Thời gian phản ánh được tính từ thời điểm hóa đơn phát hành trên hệ thống. Vui lòng kiểm tra hóa đơn ngay sau khi nhận để đảm bảo thông tin chính xác. Khách Hàng vui lòng gửi phản ánh trong thời hạn quy định. Sau thời gian này, Ahamove sẽ không thể tiếp nhận hoặc hỗ trợ điều chỉnh thêm liên quan đến hóa đơn.
  • Trường hợp Khách Hàng cung cấp không chính xác, thiếu thông tin hoặc Khách Hàng KHÔNG CHỌN “Xuất hóa đơn điện tử” trong phần đăng ký thì hệ thống sẽ mặc định hiểu là Khách Hàng không có nhu cầu xuất hóa đơn. Ahamove sẽ không chịu trách nhiệm và không hỗ trợ việc xuất lại/điều chỉnh/bổ sung hóa đơn theo các yêu cầu phát sinh sau đó của Khách Hàng bao gồm cho các đơn hàng đã phát sinh trước thời điểm đăng ký. Khách Hàng tự chịu trách nhiệm về việc không đăng ký hoặc không cập nhật kịp thời/chính xác thông tin.
  • Việc thay đổi thông tin nhiều lần có thể dẫn đến các rủi ro về thuế và ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn. Hệ thống chỉ tiếp nhận và áp dụng việc thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn tối đa 01 lần/tháng dương lịch (tính từ ngày 1 dương lịch). Trường hợp có nhiều hơn 01 yêu cầu thay đổi trong tháng, hệ thống sẽ tự động từ chối và Ahamove hỗ trợ xử lý thủ công tùy trường hợp. Nếu thông tin cung cấp không khớp với dữ liệu từ cơ quan Thuế/Đăng ký kinh doanh, Ahamove có quyền tạm ngừng/từ chối xuất hóa đơn cho đến khi Khách Hàng hoàn tất xác minh Mã số thuế và/hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong thời hạn tối đa 03 ngày.
  • Email nhận hóa đơn phải được nhập đúng định dạng hợp lệ trước khi lưu. Ahamove không chịu trách nhiệm nếu hóa đơn thất lạc do email sai, không còn hiệu lực, hoặc bị mất quyền kiểm soát từ phía Khách Hàng.
  • Khách Hàng sử dụng sai loại hình tài khoản thanh toán (cá nhân/doanh nghiệp), Ahamove sẽ không thu hồi/xuất lại, điều chỉnh hoặc thay đổi đối với hóa đơn đã phát hành. Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tuân thủ quy định pháp luật, kính mong Khách Hàng đăng ký và kiểm tra kỹ thông tin pháp lý trước khi gửi yêu cầu xuất hóa đơn.
  • Khách Hàng có trách nhiệm thông báo cho người dùng tài khoản phụ về thông tin hóa đơn đã đăng ký tại tài khoản chính. Ahamove không chịu trách nhiệm nếu tài khoản phụ sử dụng sai mục đích.
  • Để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ luật pháp, Khách Hàng cần chịu trách nhiệm về tính nhất quán giữa thông tin hóa đơn và chứng từ thanh toán, đặc biệt khi sử dụng một tài khoản thanh toán trả trước duy nhất. Sau khi đơn hàng đã hoàn thành, thông tin thanh toán không thể thay đổi, Khách Hàng vui lòng kiểm tra kỹ thông tin trước khi thanh toán để đảm bảo chính xác, và  Ahamove không thực hiện hỗ trợ tách nhỏ giá trị hóa đơn. Khách Hàng tự chịu trách nhiệm trong việc tuân thủ pháp luật, Ahamove không chịu trách nhiệm đối với các vướng mắc kê khai thuế nếu hóa đơn thanh toán trong ngày bằng hình thức trả ngay không tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt theo Quy định hiện hành của Luật Thuế. 

Nếu có thắc mắc, Khách Hàng có thể liên hệ bd.admin@ahamove.com để được hướng dẫn thêm.

Đội ngũ Ahamove, 

Trân trọng.