Cách đóng gói hàng Lazada theo đúng quy định

Khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử Lazada, việc đóng gói hàng hóa đúng cách không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của người bán. Một gói hàng được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng an toàn, nguyên vẹn, góp phần nâng cao trải nghiệm mua sắm và xây dựng uy tín cho gian hàng. Ngược lại, đóng gói sơ sài có thể dẫn đến hư hỏng, trả hàng, đánh giá tiêu cực và phát sinh chi phí không đáng có.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách đóng gói hàng Lazada chuẩn, đúng quy định, giúp bạn tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và ghi điểm trong mắt khách hàng. Đồng thời, đừng quên rằng việc lựa chọn đối tác vận chuyển đáng tin cậy cũng vô cùng quan trọng. Ahamove, với dịch vụ giao hàng Ahamove nhanh chóng và chuyên nghiệp, sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong quá trình giao nhận hàng hóa đến tay người mua một cách an toàn và hiệu quả.

1. Tìm hiểu về Quy cách đóng gói và Tem vận chuyển Lazada

Trước khi bắt tay vào đóng gói, việc hiểu rõ các quy định và thuật ngữ cơ bản của Lazada là điều cần thiết.

1.1. Quy cách đóng gói Lazada là gì?

Theo Lazada, quy cách đóng gói là những tiêu chuẩn về kích thước tối thiểu, vật liệu và cách thức bao bọc sản phẩm nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình lưu kho và vận chuyển [Nguồn: Tham khảo định nghĩa cơ bản từ Lazada]. Mục tiêu chính của việc tuân thủ quy cách đóng gói bao gồm:

• Bảo quản hàng hóa: Giữ cho sản phẩm nguyên vẹn, không bị hư hỏng, biến dạng do va đập hay tác động từ môi trường bên ngoài.
• Thuận tiện vận chuyển: Giúp việc sắp xếp, bốc dỡ, và giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn.
• Cung cấp thông tin: Thông tin trên bao bì giúp nhận diện sản phẩm và đơn vị vận chuyển.

Ngoài ra, bao bì đóng gói còn có chức năng quảng bá thương hiệu và sản phẩm một cách gián tiếp. Một gói hàng chỉn chu, chuyên nghiệp chắc chắn sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng.

1.2. Tem vận chuyển Lazada là gì?

Tem vận chuyển Lazada (hay còn gọi là phiếu gửi hàng, nhãn vận chuyển) là một loại nhãn dán được tạo tự động từ hệ thống Seller Center của Lazada. Tem này chứa đựng tất cả các thông tin cần thiết để đơn vị vận chuyển có thể giao hàng chính xác và nhanh chóng.

Các thông tin bắt buộc phải có trên tem vận chuyển Lazada bao gồm:

• Thông tin người bán và khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại.
• Mã vận đơn, mã đơn hàng, mã kiện hàng: Dưới dạng ký tự và mã vạch (barcode) để phục vụ việc quét và theo dõi tự động.
• Thông tin kiện hàng: Tên sản phẩm (thường được ẩn một phần để bảo mật), số lượng, tổng giá trị đơn hàng, số tiền thu hộ (COD) nếu có, và các ghi chú khác (nếu có).

Việc in và dán tem vận chuyển đúng chuẩn là yêu cầu bắt buộc để đơn hàng được xử lý qua các khâu tự động của Lazada và đơn vị vận chuyển.

2. Tầm quan trọng của việc đóng gói và dán tem vận chuyển đúng quy cách

Tuân thủ quy định về đóng gói và dán tem không chỉ là nghĩa vụ mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người bán hàng trên Lazada.

2.1. Tại sao cần đóng gói hàng Lazada đúng cách?

• Tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng: Gói hàng đúng chuẩn giúp hệ thống tự động quét mã vạch và phân loại nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi tại bưu cục.
• Đảm bảo an toàn và tính nguyên vẹn của hàng hóa: Giảm thiểu tối đa rủi ro hư hỏng, móp méo, bể vỡ trong quá trình vận chuyển nhiều chặng.
• Tránh gây khó khăn cho quá trình giao hàng: Gói hàng chắc chắn, tem nhãn rõ ràng giúp shipper dễ dàng thao tác và giao hàng thành công.
• Giảm thiểu chi phí vận chuyển phát sinh: Tránh bị phạt hoặc tính thêm phí do đóng gói sai kích thước, trọng lượng hoặc làm hư hỏng hàng hóa khác.
• Tăng sản lượng đơn hàng và giảm tỷ lệ hoàn trả: Khách hàng hài lòng với sản phẩm nguyên vẹn sẽ ít có lý do để trả hàng, giúp tăng tỷ lệ đơn hàng thành công.
• Nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng: Một gói hàng đẹp mắt, chắc chắn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng.
• Xây dựng uy tín cho người bán: Đóng gói cẩn thận là một yếu tố quan trọng giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu đáng tin cậy.

2.2. Ảnh hưởng của việc đóng gói và dán tem không đúng quy cách

Ngược lại, việc lơ là khâu đóng gói và dán tem có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực [Nguồn: Tham khảo bài viết về tầm quan trọng]:

• Mất nhiều thời gian xử lý đơn hàng thủ công: Nhân viên kho bãi phải xử lý thủ công các gói hàng không quét được mã vạch, gây chậm trễ.
• Gây ảnh hưởng đến hành trình đơn hàng và thời gian giao hàng: Đơn hàng có thể bị "tắc" tại các khâu xử lý, dẫn đến giao hàng trễ hẹn.
• Tăng chi phí vận chuyển không mong muốn: Bị tính phí lại do sai lệch kích thước/trọng lượng, hoặc phải bồi thường nếu gói hàng của bạn làm hỏng hàng hóa khác.
• Giảm số lượng đơn hàng thành công: Hàng hóa hư hỏng dẫn đến khách từ chối nhận hàng.
• Tăng tỷ lệ hoàn trả hàng: Khách hàng không hài lòng về tình trạng sản phẩm khi nhận.
• Ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng: Gây ấn tượng xấu về sự thiếu chuyên nghiệp của người bán.
• Khó khăn trong việc quét mã vạch tự động: Tem bị mờ, nhòe, rách, dán sai vị trí khiến hệ thống không đọc được.

3. Hướng dẫn in và dán tem vận chuyển Lazada đúng chuẩn

In và dán tem vận chuyển tưởng chừng đơn giản nhưng lại có nhiều quy chuẩn cần tuân thủ để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.

3.1. Một số vấn đề thường gặp về tem vận chuyển

Người bán thường mắc phải các lỗi sau khi in và dán tem:

• Kích thước tem: Quá nhỏ hoặc quá lớn so với khổ giấy quy định (A4, A5, A6).
• Mã vạch: Không nằm trọn vẹn trên cùng một mặt phẳng của gói hàng (đặc biệt là 2 mã vạch đầu tiên).
• Dán tem: Dùng băng dính dán đè lên mã vạch, dán tem bị gấp nếp, nhăn nhúm.
• Chất liệu giấy: Sử dụng giấy màu, giấy tái chế, giấy đã qua sử dụng.
• Chất lượng in: Mực in bị mờ, nhòe, có sọc ngang/dọc, không rõ nét.
• Che khuất thông tin: Mã vạch hoặc các thông tin quan trọng bị che bởi băng dính màu, bút lông đánh dấu.
• Lỗi in: In bị lệch trang, mất góc, mất nội dung tem.
• Thay đổi tem: Tự ý chỉnh sửa, thêm bớt thông tin trên tem không theo quy chuẩn của Lazada.

3.2. Đọc hiểu tem vận chuyển Lazada

Một tem vận chuyển chuẩn của Lazada thường bao gồm các phần chính:

• Phần đầu tem: Chứa logo Lazada, thông tin đơn vị vận chuyển, hình thức giao hàng (ví dụ: Giao hàng tiêu chuẩn, Giao hàng nhanh), mã phân loại khu vực, mã vận đơn (tracking number) dạng chữ và mã vạch.
• Phần giữa tem: Bao gồm thông tin chi tiết của người bán và người nhận (tên, SĐT, địa chỉ), thông tin đơn hàng (mã đơn hàng), ghi chú (nếu có), thông tin thanh toán (tổng tiền, COD), chính sách đồng kiểm (nếu có).
• Phần cuối tem: Chứa mã vạch quan trọng khác (thường là mã đơn hàng hoặc mã kiện hàng), danh sách sản phẩm trong đơn (tên sản phẩm ẩn một phần, số lượng, SKU), và lặp lại mã vận đơn.

Hiểu rõ cấu trúc này giúp bạn kiểm tra thông tin trước khi dán lên gói hàng.

3.3. Quy chuẩn in tem vận chuyển

• Khổ giấy in: Sử dụng khổ giấy A4, A5 hoặc tối thiểu là A6.
• Chất liệu giấy: Phải là giấy mới, màu trắng, không nhăn, không rách. Nên dùng giấy decal để tiện dán.
• Chất lượng in: Đảm bảo bản in rõ ràng, sắc nét, không mờ, không nhòe, không bị sọc mực, hiển thị đầy đủ nội dung và mã vạch.
• Loại máy in: Ưu tiên sử dụng máy in laser hoặc máy in nhiệt chuyên dụng với giấy decal. Tránh dùng máy in kim hoặc máy in hóa đơn (bill) vì chất lượng in thấp và dễ phai mực.
• Chiều in: Luôn in tem theo chiều dọc của khổ giấy.

3.4. Quy chuẩn dán tem vận chuyển

• Vị trí dán: Dán tem lên bề mặt phẳng, rộng nhất của gói hàng. Đảm bảo toàn bộ tem, đặc biệt là ít nhất 2 mã vạch đầu tiên, nằm trên cùng một mặt phẳng.
• Khu vực chỉ định: Dán vào khu vực dễ thấy, không bị che khuất.
• Số lượng: Mỗi kiện hàng chỉ được dán DUY NHẤT MỘT tem vận chuyển tương ứng.
• Cách dán: Dán phẳng, không bị gấp nếp, nhăn, rách. Không dán băng keo trong đè lên phần mã vạch (có thể làm lóa máy quét). Không dán chồng tem lên nhau.

3.5. Hướng dẫn in tem vận chuyển (từng bước)

1. Bước 1: Truy cập Seller Center > Đơn hàng > Quản lý đơn hàng. Chọn các đơn hàng ở trạng thái "Sẵn sàng giao".
2. Bước 2: Nhấn nút "In" trên thanh công cụ và chọn "In tem vận chuyển cho các sản phẩm được chọn".
3. Bước 3: Hệ thống sẽ tạo file PDF chứa các tem vận chuyển. Mở file và tiến hành in.
4. Bước 4: Cài đặt hộp thoại in:
   • Paper size (Khổ giấy): Chọn đúng khổ giấy bạn đang sử dụng (A4, A5, A6).
   • Pages per sheet (Số trang trên mỗi tờ): Chọn 1.
   • Scale (Tỷ lệ): Chọn "Fit to printable area" (Vừa với vùng có thể in) hoặc "Default" (Mặc định), đảm bảo tem không bị phóng to hoặc thu nhỏ làm sai lệch kích thước.
5. Lưu ý:
   • Khổ A4: In được tối đa 4 tem (2x2).
   • Khổ A5: In được tối đa 2 tem (1x2).
   • Khổ A6: In được 1 tem.

4. Hướng dẫn đóng gói sản phẩm Lazada theo từng loại

Mỗi loại sản phẩm có đặc tính khác nhau, đòi hỏi cách đóng gói riêng để đảm bảo an toàn. Tuy nhiên, vẫn có những tiêu chuẩn chung cần tuân thủ.

4.1. Tiêu chuẩn đóng gói chung

• Vật liệu phù hợp: Sử dụng các vật liệu đóng gói chất lượng như thùng carton cứng cáp (3-5 lớp), màng xốp hơi (bong bóng khí), mút xốp (foam), túi khí chèn hàng, màng co, băng keo,...
• Lấp đầy khoảng trống: Chèn kỹ các vật liệu đệm (xốp hơi, túi khí, giấy chèn) vào mọi khoảng trống trong hộp để sản phẩm không bị xê dịch, va đập khi vận chuyển.
• Niêm phong chắc chắn: Dán băng keo kỹ các mép thùng, đặc biệt là đường nối giữa các nắp thùng. Nên dán băng keo theo hình chữ H.
• Hàng dễ vỡ: Bắt buộc sử dụng thùng carton mới, cứng cáp, chèn nhiều lớp chống sốc và dán băng keo cảnh báo "Hàng dễ vỡ - Fragile" nổi bật bên ngoài thùng.

4.2. Hướng dẫn đóng gói theo kích thước và loại sản phẩm

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho một số loại hàng hóa phổ biến [Nguồn: Tham khảo hướng dẫn đóng gói chi tiết của Lazada hoặc các nguồn uy tín khác]:

• Sản phẩm kích thước nhỏ (vd: phụ kiện, mỹ phẩm nhỏ): 
  
  
  • Bọc sản phẩm bằng 1-2 lớp xốp hơi.
  • Cho vào hộp carton vừa vặn hoặc túi nilon封口 (nếu sản phẩm không dễ vỡ và không phải chất lỏng).
  • Chèn thêm vật liệu nếu còn khoảng trống.
  • Dán băng keo niêm phong và dán tem vận chuyển.
  • Lưu ý hàng lỏng: Phải có seal niêm phong nắp chai/lọ, quấn thêm băng keo cổ chai và bọc trong túi nilon chống tràn trước khi cho vào hộp.
• Sản phẩm kích thước vừa (vd: sách, đồ gia dụng nhỏ, quần áo): 
  
  
  • Bọc sản phẩm bằng xốp hơi (chèn thêm ở mặt trên và dưới).
  • Cho vào thùng carton phù hợp.
  • Chèn túi khí hoặc xốp vào 4 mặt xung quanh và các khoảng trống.
  • Dán băng keo niêm phong (hình chữ H) và dán tem vận chuyển.
  • Lưu ý hàng lỏng: Thực hiện như sản phẩm nhỏ.
  • Lưu ý thực phẩm: Không dùng giấy báo cũ hay carton tái chế để chèn lót trực tiếp vào thực phẩm.

• Sản phẩm kích thước lớn (vd: đồ điện tử lớn, đồ gia dụng lớn): 
  
  
  • Giữ nguyên hộp của nhà sản xuất nếu đủ chắc chắn. Nếu không, cần thêm một lớp thùng carton bên ngoài.
  • Quấn nhiều lớp màng co hoặc xốp hơi quanh sản phẩm/hộp sản phẩm.
  • Chèn thêm các miếng mút xốp dày ở các góc cạnh, mặt phẳng lớn (đặc biệt hàng có mặt kính, màn hình).
  • Dán băng keo thật chắc chắn quanh thùng.
  • Dán tem vận chuyển và tem "Hàng dễ vỡ" nếu cần.
  • Lót thêm các tấm carton cứng hoặc xốp hơi ở các cạnh và mặt thùng để tăng độ cứng cáp.
• Sản phẩm là thực phẩm (ghép nhiều loại hoặc đơn lẻ): 
  
  
  • Đơn hàng ghép: Chèn xốp hơi giữa các sản phẩm, đặc biệt là sản phẩm dễ vỡ (chai lọ thủy tinh, bánh quy). Đặt sản phẩm nặng, cứng ở dưới, nhẹ, mềm ở trên.
  • Chèn túi khí hoặc vật liệu đệm xung quanh bên trong thùng carton.
  • Dán băng keo niêm phong và dán tem vận chuyển.
  • Lưu ý hàng lỏng: Thực hiện như sản phẩm nhỏ.
  • Tuyệt đối không dùng carton/giấy tái chế để chèn lót trực tiếp.
  • Đóng gói đặc biệt cẩn thận với thực phẩm dễ vỡ, dễ chảy nước.
• Đơn hàng số lượng lớn (nhiều sản phẩm giống nhau): 
  
  
  • Xếp sản phẩm gọn gàng vào thùng.
  • Chèn các tấm carton mỏng hoặc xốp hơi giữa các lớp sản phẩm (nếu cần).
  • Chèn túi khí hoặc vật liệu đệm vào 4 mặt xung quanh và lấp đầy khoảng trống.
  • Dán băng keo niêm phong và dán tem vận chuyển.
  • Lưu ý hàng lỏng: Đảm bảo tất cả đều được niêm phong kỹ.
• Hàng cồng kềnh (vd: cần câu, tranh lớn, cây lau nhà): 
  
  
  • Bao bọc kỹ sản phẩm bằng nhiều lớp xốp hơi.
  • Sử dụng băng keo xanh (nếu có quy định) và băng keo Lazada để cố định.
  • Đối với hàng dạng ống dài (cần câu, gậy golf), có thể quấn thêm nhiều lớp giấy carton cứng bên ngoài rồi quấn băng keo.
  • Đối với TV, tủ lạnh, máy giặt: Thường yêu cầu giữ nguyên đai kiện của nhà sản xuất và có thể cần vận chuyển đặc biệt.
• Các loại sản phẩm cụ thể khác: 
  
  
  • Phụ kiện, thiết bị điện tử nhỏ: Bọc xốp hơi, cho vào hộp carton cứng, chèn chặt.
  • Laptop, màn hình: Ưu tiên giữ hộp gốc của NSX có mút xốp định hình. Nếu không có, phải bọc nhiều lớp xốp hơi, chèn mút xốp dày ở các góc và mặt, cho vào thùng carton cứng.
  • Sản phẩm chăm sóc sức khỏe, sắc đẹp (chai lọ): Niêm phong nắp, quấn băng keo cổ chai, bọc xốp hơi, cho vào túi nilon chống tràn, đặt vào hộp carton và chèn kỹ.
  • Thời trang, giày dép: Có thể dùng túi nilon chuyên dụng của Lazada hoặc hộp carton. Giày dép nên giữ hộp gốc, bọc nilon bên ngoài hoặc cho vào hộp carton lớn hơn.
  • Sữa lon: Rất dễ móp, cần bọc xốp hơi từng lon, chèn rất kỹ giữa các lon và xung quanh thành thùng.

5. Khối lượng và kích cỡ gói hàng ảnh hưởng đến phí vận chuyển

Kích thước và trọng lượng của gói hàng sau khi đóng gói là yếu tố quyết định trực tiếp đến chi phí vận chuyển mà người bán hoặc người mua phải trả.

Lazada tính phí vận chuyển dựa trên trọng lượng tính phí. Trọng lượng này được xác định bằng cách so sánh giữa:

1. Trọng lượng thực tế: Là cân nặng thực của gói hàng sau khi đã đóng gói (tính bằng kg).
2. Trọng lượng quy đổi (Thể tích): Tính theo công thức: Trọng lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / 6000 (Trong đó: Dài, Rộng, Cao là kích thước 3 chiều của gói hàng sau đóng gói, đo bằng centimet).

Phí vận chuyển sẽ được tính dựa trên giá trị nào lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi.

Do đó, người bán cần:

• Điền chính xác thông tin kích thước (Dài, Rộng, Cao) và trọng lượng của SẢN PHẨM (chưa đóng gói) vào Seller Center. Hệ thống Lazada sẽ dựa vào đó để ước tính chi phí vận chuyển ban đầu.
• Đóng gói tối ưu: Sử dụng hộp có kích thước vừa vặn nhất với sản phẩm, tránh dùng hộp quá lớn gây lãng phí vật liệu chèn và làm tăng trọng lượng quy đổi không cần thiết.
• Kiểm tra độ chắc chắn: Sau khi đóng gói, lắc nhẹ hộp để đảm bảo sản phẩm bên trong không bị xê dịch.

6. Những lưu ý quan trọng khi đóng gói hàng Lazada

Để quy trình đóng gói hiệu quả và an toàn, hãy ghi nhớ:

• Chọn hộp đúng kích cỡ: Không quá chật gây áp lực lên sản phẩm, không quá rộng gây lãng phí và khó chèn lót.
• Cập nhật Seller Center: Luôn đảm bảo thông tin kích thước và trọng lượng sản phẩm trên hệ thống là chính xác.
• Đóng gói chắc chắn: Ưu tiên sự an toàn, đừng tiết kiệm vật liệu chống sốc hoặc băng keo.
• Hàng giá trị cao: Cần cẩn thận hơn nữa, có thể thêm lớp bảo vệ, sử dụng thùng carton dày hơn, niêm phong kỹ càng.

7. Hướng dẫn cách đóng gói trả hàng Lazada

Khi khách hàng có yêu cầu trả hàng, việc đóng gói hàng trả lại cũng cần tuân thủ quy định để đảm bảo quyền lợi cho cả người mua và người bán.

7.1. Trước khi đóng gói trả hàng:

• Hàng hóa thông thường: Đảm bảo sản phẩm còn nguyên vẹn như lúc nhận, đầy đủ phụ kiện, tem mác, quà tặng kèm (nếu có), hóa đơn hoặc biên nhận mua hàng.
• Hàng hóa giá trị cao (điện thoại, laptop,...): Xóa tất cả thông tin, dữ liệu cá nhân, mật khẩu, thoát tài khoản (iCloud, Google Account,...). Đóng gói kỹ lưỡng như lúc nhận hàng.
• Hàng hóa sắc nhọn: Dùng vật liệu cứng (bìa carton, nhựa) bọc kỹ các đầu nhọn trước khi cho vào hộp.

7.2. Trong khi đóng gói trả hàng:

• Sử dụng lại hộp và vật liệu đệm ban đầu (nếu còn tốt) hoặc thay thế bằng vật liệu tương đương. Thêm lớp đệm chống sốc nếu cần.
• Kiểm tra kỹ số lượng sản phẩm, phụ kiện trước khi niêm phong.
• Dán băng keo chắc chắn quanh hộp.
• Quan trọng: Dán phiếu trả hàng (có mã vận đơn trả hàng do Lazada cung cấp) lên mặt ngoài của thùng hàng. Tuyệt đối không viết/vẽ trực tiếp lên hộp gốc của sản phẩm. Nếu không in được phiếu, bạn có thể ghi tay mã vận đơn trả hàng lên một tờ giấy trắng và dán chắc chắn lên thùng.
• Giữ liên lạc với shipper nếu bạn chọn hình thức "Đến nhà thu hồi".
• Mang hàng đến bưu cục gần nhất nếu bạn chọn hình thức "Gửi hàng tại bưu cục".

Tham khảo thêm chính sách đổi trả hàng Lazada (nếu có bài viết liên quan trên website Ahamove) để hiểu rõ hơn quy trình.

Cách đóng gói hàng Lazada đúng quy chuẩn không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là một nghệ thuật thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng của người bán. Việc đầu tư thời gian và công sức vào khâu đóng gói sẽ mang lại lợi ích lâu dài: giảm thiểu rủi ro hư hỏng, tiết kiệm chi phí vận chuyển, tăng tỷ lệ giao hàng thành công, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và xây dựng uy tín vững chắc cho gian hàng của bạn trên Lazada.

Hãy áp dụng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này để tối ưu hóa quy trình đóng gói của bạn. Kết hợp với việc lựa chọn một đối tác vận chuyển hiệu quả, bạn sẽ hoàn thiện được quy trình bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh trên sàn thương mại điện tử sôi động này.

Đừng ngần ngại khám phá dịch vụ giao hàng Ahamove ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp vận chuyển nhanh chóng, an toàn và đáng tin cậy, góp phần hoàn thiện trải nghiệm mua sắm tuyệt vời cho khách hàng của bạn!