Hướng dẫn cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh an toàn

Bạn có bao giờ lo lắng tài liệu quan trọng của mình bị thất lạc, nhàu nát, ẩm mốc trong suốt quá trình vận chuyển hay chưa? Điều này có thể cải thiện được nếu bạn biết cách dùng túi zip,hộp carton hoặc giấy chống sốc,.... Cùng Ahamove theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm về cách đóng gói tài liệu sao cho an toàn và hiệu quả nhất.

1. Nguyên nhân tài liệu bị thất lạc hoặc hư hỏng khi chuyển phát nhanh

Việc tài liệu bị thất lạc hay hư hỏng trong quá trình vận chuyển thường do nhiều nguyên nhân, chủ yếu đến từ khâu đóng gói và vận chuyển. Hãy cùng điểm qua 4 nguyên nhân chính:

• Đóng gói không chắc chắn: Tài liệu không được bảo vệ tốt, dễ bị rơi rớt, méo mó, ẩm ướt hoặc hư hại do va đập trong quá trình vận chuyển.
• Vật liệu đóng gói không phù hợp: Sử dụng chất liệu quá mỏng, dễ rách hoặc không có khả năng chống sốc, ẩm ướt sẽ làm tăng nguy cơ hư hỏng tài liệu.
• Thiếu nhãn dán hướng dẫn: Thiếu thông tin người gửi, người nhận, hoặc không có nhãn mác cảnh báo "Dễ vỡ" làm tăng khả năng thất lạc hoặc xử lý không cẩn thận.
• Kích thước bao bì không phù hợp: Bao bì quá lớn hoặc quá nhỏ so với tài liệu bên trong đều gây khó khăn trong vận chuyển và tăng nguy cơ hư hại.

2. Cách đóng gói tài liệu trong quá trình vận chuyển

Dưới đây là 6 cách đóng gói tài liệu phổ biến, đảm bảo an toàn tốt nhất bạn có thể tham khảo như sau:

2.1 Cách đóng gói giấy khổ chuẩn (A4, A3, A5)

Đây là các loại giấy tiêu chuẩn, thường được sử dụng trong văn phòng, học tập hoặc giao dịch thương mại. Ví dụ: Báo cáo, tài liệu thuyết trình,.... Giấy khổ chuẩn dễ dàng đóng gói nhờ kích thước đồng đều, nhưng dễ bị cong, gấp mép trong quá trình vận chuyển.

Vật liệu dùng để đóng gói:

• Túi nhựa chống thấm: Đảm bảo bảo vệ giấy khỏi nước và bụi bẩn.
• Bìa cứng hoặc hộp carton: Tăng khả năng chống va đập và giữ giấy phẳng.

Cách đóng:

• Bước 1. Xếp giấy gọn gàng thành từng tập và cố định bằng kẹp giấy hoặc dây thun nhẹ.
• Bước 2. Cho giấy vào túi nhựa chống thấm, đảm bảo túi vừa khít với giấy.
• Bước 3. Nếu vận chuyển xa, đặt túi nhựa vào hộp carton để bảo vệ tốt hơn.
• Bước 4. Niêm phong hộp bằng băng keo và ghi nhận rõ ràng.

Lưu ý:

• Tránh xếp quá nhiều giấy trong một túi để dễ lấy ra.
• Không sử dụng túi hoặc hộp quá lớn để tránh giấy bị di chuyển bên trong.

2.2 Cách đóng gói giấy cứng (chứng nhận, giấy bìa)

Giấy cứng, như giấy chứng nhận, bằng khen hoặc thiệp mời cao cấp, dễ bị cong mép hoặc gãy góc khi vận chuyển. Loại giấy này thường có giá trị cao, yêu cầu đóng gói chắc chắn và thẩm mỹ.

Vật liệu dùng để đóng gói:

• Bìa cứng (carton): Để bảo vệ các góc và bề mặt giấy.
• Mica hoặc tấm bảo vệ trong suốt: Giữ giấy phẳng và tránh va đập.
• Túi chống thấm: Chống nước và bại.

Cách đóng:

• Bước 1. Đặt giấy cứng vào giữa hai tấm bìa mica hoặc bìa carton để cố định hình dạng.
• Bước 2. Sử dụng dây buộc nhẹ hoặc băng keo để giữ chặt hai lớp bảo vệ.
• Bước 3. Đặt toàn bộ vào túi chống thấm, sau đó cho vào hộp carton nếu vận chuyển xa.
• Bước 4. Ghi nhận "dễ vỡ" để đảm bảo xử lý cẩn thận.

Lưu ý:

• Không gấp giấy cứng, đặc biệt khí đã có khung hoặc in màu.
• Tránh để trong môi trường ẩm mốc hoặc ánh nắng trực tiếp.

2.3 Cách đóng gói giấy mềm (giấy copy, giấy nháp)

Loại giấy mỏng, thường dùng trong sao lưu hoặc ghi chú, dễ nhăn và mất hình dạng nếu không được cố định đúng cách. Ví dụ: giấy copy, giấy nháp hoặc giấy in thường.

Vật liệu dùng để đóng:

• Túi nhựa chống thấm: Bảo vệ giấy khỏi nước.
• Túi giấy: Thích hợp với các mục đích đơn giản hoặc không yêu cầu vận chuyển xa.

Cách đóng:

• Bước 1. Gom giấy thành từng tập nhỏ, xếp ngay ngắn.
• Bước 2. Cố định bằng dây thun hoặc kẹp giấy để giấy không rơi ra.
• Bước 3. Đặt giấy vào túi nhựa chống thấm hoặc túi giấy.
• Bước 4. Nếu cần vận chuyển xa, bọc thêm lớp chống thấm và đặt vào hộp carton.

Lưu ý:

• Không nên quá chật để tránh nhàu nát.
• Tránh sử dụng túi quá lớn để giấy không di chuyển bên trong.

2.4 Cách đóng gói giấy khổ lớn (A1, A0 hoặc giấy cuộn)

Giấy khổ lớn như bản về kỹ thuật, áp phích quảng cáo, thường có kích thước lớn, dễ bị rách, cong mép. Loại này thường được cuộn tròn để giảm diện tích.

Vật liệu dùng để đóng:

• Ống giấy cứng hoặc nhựa: Để bảo vệ toàn bộ chiều dài giấy.
• Màng PE: Bọc giấy để tránh ẩm và bụi bẩn.

Cách đóng:

• Bước 1. Cuộn giấy cần thận, không cuộn quá chật để tránh giấy bị gãy.
• Bước 2. Bọc giấy bằng màng PE, đảm bảo không để hở mép.
• Bước 3. Cho giấy đã bọc vào ống giấy cứng hoặc ống nhựa.
• Bước 4. Dân kín hai đầu ống bằng băng keo.

Lưu ý:

• Sử dụng ống bảo vệ có kích thước phù hợp để giấy không bị xô lệch.
• Ghi nhận rõ ràng nếu cần vận chuyển xa.

2.5 Cách đóng gói giấy lưu trữ lâu dài (hợp đồng, giấy tờ pháp lý)

Tài liệu quan trọng như hợp đồng, hồ sơ pháp lý cần bảo quản cẩn thận để tránh ẩm mốc, cong mép hoặc mất thông tin in ấn.

Vật liệu dùng để đóng:

• Túi chống thấm: Bảo vệ tài liệu khỏi nước và bụi.
• Túi hút ẩm: Đảm bảo môi trường lưu trữ khô ráo.
• Hộp đựng tài liệu chuyên dụng.

Cách đóng:

• Bước 1. Đặt tài liệu vào túi chống thấm, niêm phong kín.
• Bước 2. Đặt túi vào hộp đựng tài liệu hoặc hộp carton.
• Bước 3. Thêm túi hút ẩm vào hộp để ngăn ẩm mốc.
• Bước 4. Ghi nhận "Lưu trữ và bảo quản trong môi trường khô ráo, thoáng mát.

Lưu ý:

• Kiểm tra túi hút ẩm định kỳ để thay mới khi cần.
• Tránh để hợp gần nguồn nước hoặc ánh nắng trực tiếp.

2.6 Cách đóng gói giấy in ấn hoặc quảng cáo (tờ rơi, brochure)

Các sản phẩm in ấn thường có số lượng lớn, dễ bị nhàu nát hoặc lẫn lộn nội dung nếu không được xếp đúng cách. Ví dụ: tờ rơi, danh thiếp, brochure.

Vật liệu dùng để đóng:

• Màng PE: Giữ sản phẩm gọn gàng và chống ẩm.
• Hộp carton: Bảo vệ sản phẩm khi vận chuyển.

Cách đóng:

• Bước 1. Sắp xếp sản phẩm thành chồng gọn gàng, kiểm tra nội dung trước khi đóng gói.
• Bước 2. Bọc lớp màng PE chặt xung quanh để cố định chồng giấy
• Bước 3. Đặt sản phẩm đã bọc vào hộp carton, chèn thêm giấy lót để giảm va đập.
• Bước 4. Ghi nhãn nội dung và hướng dẫn xử lý lên hộp.

Lưu ý:

• Không xếp quá nhiều tờ rơi trong một hộp để tránh cong mép
• Ưu tiên xếp theo thứ tự để tiện lấy ra sử dụng.

3. Kết luận

Đóng gói tài liệu đúng cách là yếu tố quyết định đến sự an toàn và hiệu quả của quá trình chuyển phát nhanh. Việc lựa chọn vật liệu phù hợp, thực hiện các bước đóng gói cẩn thận và ghi chú rõ ràng thông tin sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không mong muốn.

Liên hệ ngay với đội ngũ chăm sóc khách hàng của Ahamove qua hotline 1900 545 411 để được giải đáp các thắc mắc trong thời gian sớm nhất.