Kho hàng là gì? Các loại kho hàng và chức năng

Kho hàng là không gian dùng để lưu trữ và quản lý hàng hóa trong quá trình sản xuất và phân phối. Nó đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp duy trì nguồn cung ổn định và tối ưu chi phí vận chuyển. Kho hàng không chỉ bảo vệ hàng hóa mà còn giúp kiểm soát chất lượng và số lượng sản phẩm.

Bài viết này sẽ giới thiệu cho các bạn về định nghĩa kho hàng, các loại kho phổ biến, chức năng chính của kho, xu hướng kho hàng trong tương lai và những lưu ý khi bố trí layout kho hiệu quả. Hiểu rõ về kho hàng sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của mình, dưới đây là chi tiết từng phần bạn có thể tham khảo.

1. Kho hàng là gì?

Kho hàng là một không gian hoặc cơ sở vật chất dùng để lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong quá trình sản xuất, phân phối hoặc tiêu thụ. Thuật ngữ "warehouse" (kho hàng) và "storage facility" (cơ sở lưu trữ) thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng thực tế, kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là nơi diễn ra các hoạt động quản lý, kiểm soát hàng hóa, bao gồm việc sắp xếp, phân loại và bảo trì sản phẩm.

Kho hàng khác với trung tâm phân phối ở chỗ, kho hàng chủ yếu tập trung vào việc lưu trữ dài hạn, trong khi trung tâm phân phối lại chủ yếu phục vụ việc phân phối hàng hóa nhanh chóng và chuyển tiếp trực tiếp đến khách hàng hoặc các điểm bán lẻ. Trong khi kho hàng có thể hoạt động với số lượng lớn hàng hóa để lưu trữ lâu dài, trung tâm phân phối lại có quy trình vận hành nhanh chóng, giúp giảm thời gian từ khi nhận hàng đến khi giao đi.

2. Các loại kho hàng phổ biến hiện nay

Kho hàng được phân loại theo hai tiêu chí chính: chức năng và tính chất bảo quản. Theo chức năng, kho phục vụ lưu trữ lâu dài hoặc phân phối nhanh chóng. Theo tính chất bảo quản, kho được chia thành kho lạnh cho sản phẩm yêu cầu nhiệt độ thấp và kho khô cho các mặt hàng không có yêu cầu đặc biệt. Dưới đây là chi tiết 2 tiêu chí:

2.1. Kho hàng theo chức năng

Kho hàng có thể phân loại theo mục đích sử dụng, bao gồm 3 loại chính như:

• Kho trung chuyển (Distribution Center): Loại kho này phục vụ việc di chuyển hàng hóa nhanh chóng từ kho lớn đến các điểm phân phối hoặc khách hàng. Mục tiêu chính là giảm thời gian lưu trữ và tối ưu hóa quy trình vận chuyển. Ví dụ, các công ty thương mại điện tử như Amazon sử dụng kho trung chuyển để vận chuyển nhanh chóng từ kho chính đến tay khách hàng.
• Kho lưu trữ (Storage Warehouse): Dành cho các sản phẩm cần bảo quản lâu dài hoặc ít thay đổi trong chu kỳ tiêu thụ. Kho này giúp lưu giữ hàng hóa trong thời gian dài và bảo vệ chúng khỏi hư hỏng. Ví dụ, các nhà sản xuất ô tô sử dụng kho lưu trữ để giữ linh kiện và phụ tùng cho các đợt sản xuất sau.
• Kho ngoại quan (Bonded Warehouse): Đây là kho dành cho hàng hóa nhập khẩu chưa hoàn tất thủ tục hải quan hoặc chưa đóng thuế. Kho ngoại quan giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong khi chờ các thủ tục thông quan. Ví dụ, các cảng biển thường sử dụng kho ngoại quan để lưu trữ hàng hóa nhập khẩu trước khi thanh toán thuế.

2.2. Kho hàng theo tính chất bảo quản

Kho hàng được phân loại theo yêu cầu bảo quản đặc biệt của từng loại sản phẩm, bao gồm 3 loại kho điển hình như:

• Kho thường: Dùng để lưu trữ các mặt hàng không yêu cầu điều kiện đặc biệt, như quần áo, vật liệu xây dựng. Kho này có yêu cầu bảo quản cơ bản, không cần kiểm soát nhiệt độ hay độ ẩm nghiêm ngặt.
• Kho lạnh: Dành cho hàng hóa cần bảo quản ở nhiệt độ thấp như thực phẩm tươi sống, dược phẩm, hoặc các sản phẩm dễ hỏng. Kho lạnh yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về nhiệt độ và độ ẩm để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Kho hóa chất: Dùng để lưu trữ các hóa chất nguy hiểm, dễ cháy hoặc ăn mòn. Các kho này cần tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn nghiêm ngặt về phòng chống cháy nổ, hệ thống thông gió và các biện pháp bảo vệ môi trường.

3. Chức năng chính của kho hàng

Chức năng chính của kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động logistics, giúp duy trì sự ổn định và hiệu quả trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Dưới đây là 4 chức năng chính mà kho hàng mang lại: 

3.1. Lưu trữ và bảo quản hàng hóa 

Chức năng lưu trữ và bảo quản hàng hóa giúp duy trì chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình lưu kho, tránh hư hỏng và giảm thiểu lãng phí. Các yếu tố cần thiết cho việc lưu trữ an toàn:

• Nhiệt độ: Kiểm soát nhiệt độ phù hợp cho từng loại hàng hóa (ví dụ kho lạnh cho thực phẩm).
• Độ ẩm: Điều chỉnh độ ẩm để ngăn mốc hoặc khô héo.
• Ánh sáng: Bảo vệ hàng hóa khỏi ánh sáng mạnh, đặc biệt với dược phẩm và thực phẩm.
• Thông gió: Giúp duy trì không khí trong lành, ngăn ngừa mốc và vi khuẩn.

3.2. Tập kết và phân phối hàng hóa

Quá trình tập kết và phân phối hàng hóa bao gồm việc thu thập sản phẩm từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó tổ chức và vận chuyển chúng đến các điểm phân phối hoặc khách hàng. Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, lưu trữ tạm thời, và đảm bảo sản phẩm được phân phối đúng thời gian và địa điểm.

Sơ đồ minh họa luồng hàng hóa trong kho:

 Nguồn hàng → Kho trung chuyển → Kiểm tra → Phân loại → Phân phối

3.3. Quản lý tồn kho hiệu quả

Quản lý tồn kho hiệu quả giúp tối ưu hóa việc lưu trữ, giảm thiểu chi phí và tránh tình trạng thiếu hoặc dư hàng. Tầm quan trọng của việc này nằm ở khả năng duy trì nguồn cung ổn định và đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.

Các công cụ và công nghệ hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả:

• Phần mềm quản lý kho (WMS): Tự động hóa việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.
• Mã vạch/QR code: Giúp dễ dàng kiểm tra và cập nhật thông tin hàng hóa.
• Dữ liệu dự báo: Sử dụng phân tích để dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa lượng tồn kho.

3.4. Tối ưu hóa quy trình vận chuyển

Kho hàng giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển bằng cách lưu trữ và phân phối hàng hóa một cách hiệu quả. Bố trí kho hợp lý giảm thời gian di chuyển và chi phí vận chuyển.

Ví dụ cụ thể: Nếu kho gần các tuyến đường chính, cảng biển hoặc trung tâm phân phối, việc vận chuyển hàng hóa sẽ nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Sắp xếp hàng hóa theo nhóm sản phẩm cũng giúp tăng hiệu quả bốc xếp và xuất hàng.

Qua đó cho thấy, vị trí và bố trí kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

4. Xu hướng kho hàng trong tương lai

Dưới đây là bảng một số loại kho hàng xu hướng trong tương lai:

5. Lưu ý về bố trí layout kho tối ưu.

Để tối ưu hóa hiệu quả kho hàng, bố trí layout kho cần được thiết kế khoa học và hợp lý. Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng bao gồm:

• Tối ưu không gian: Phân chia khu vực lưu trữ theo loại hàng hóa và tần suất sử dụng, giúp tiết kiệm diện tích và dễ dàng tiếp cận các sản phẩm cần thiết.
• Dễ dàng vận chuyển: Đảm bảo các lối đi rộng rãi và thông thoáng để các phương tiện bốc xếp di chuyển nhanh chóng, giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển.
• Yêu cầu đặc biệt cho từng loại kho:
  • Kho lạnh: Cần có hệ thống làm lạnh và cách nhiệt để giữ nhiệt độ ổn định.
  • Kho hóa chất: Thiết kế khu vực riêng biệt và trang bị các biện pháp an toàn như phòng cháy chữa cháy.
• Tuân thủ quy định và tiêu chuẩn: Các quy định về an toàn lao động, chiều rộng lối đi, độ chịu tải của sàn kho phải được tuân thủ để bảo vệ an toàn cho cả hàng hóa và nhân viên.

6. Câu hỏi thường gặp về kho hàng

Trong lĩnh vực kho bãi và logistics, có nhiều thuật ngữ liên quan đến các loại kho hàng khác nhau. Dưới đây là giải thích về một số loại kho phổ biến:

• Kho CFS (Container Freight Station): Là kho dùng để tập kết, phân loại và xử lý hàng hóa trong container trước khi tiếp tục vận chuyển. Kho CFS chủ yếu phục vụ cho các công ty vận chuyển, giúp chia nhỏ hoặc gom hàng vào container trước khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Kho tập trung: Là kho được sử dụng để lưu trữ hàng hóa từ nhiều nguồn khác nhau trước khi phân phối hoặc chuyển đến các điểm bán. Kho này thường nằm ở vị trí trung gian, giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển.
• Kho kín: Là kho có cấu trúc bảo vệ hoàn toàn khỏi các yếu tố bên ngoài như thời tiết và bụi bẩn. Kho kín đảm bảo an toàn cho hàng hóa có yêu cầu bảo quản đặc biệt, chẳng hạn như hàng hóa dễ vỡ, hóa chất hay hàng dễ hư hỏng.

Tóm lại, kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và tăng hiệu quả vận hành. Việc bố trí kho hợp lý, quản lý tồn kho hiệu quả và áp dụng các công nghệ tiên tiến sẽ giúp nâng cao năng suất và đảm bảo an toàn cho hàng hóa. 

Để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển và kho bãi hiệu quả, hãy tải ngay app Ahamove và khám phá các tính năng tiện ích giúp tối ưu hóa công việc của bạn.