Đối soát là gì? Giải đáp những thắc mắc về đối soát COD

Trong kinh doanh online, đặc biệt là với những chủ shop thường xuyên giao hàng qua đơn vị vận chuyển, đối soát là bước không thể thiếu để đảm bảo sự minh bạch về doanh thu. Đây là quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin các khoản chi phí giữa doanh nghiệp và đơn vị vận chuyển nhằm xác nhận số tiền thu hộ (COD), phí giao hàng và các khoản liên quan khác một cách chính xác. Bài viết này, Ahamove sẽ cho bạn biết chính xác đối soát vận chuyển là gì, vì sao các shop online cần thực hiện đối soát, những khó khăn thường gặp khi đối soát và giới thiệu quy trình đối soát của Ahamove.

1. Đối soát vận chuyển là gì?

Đối soát là phương pháp đối chiếu, so sánh và rà soát các loại chi phí, tiền thu hộ, công nợ và các loại phí khác giữa các bên liên quan với nhau nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch của các giao dịch giữa các bên, giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận, đảm bảo quyền lợi của các bên.

Trong kinh doanh online, đối soát vận chuyển thường được dùng để kiểm tra và đối chiếu xem các khoản phí giao hàng, tiền thu hộ (COD) và các chi phí liên quan mà bên vận chuyển thu từ khách hàng có trùng khớp với số tiền mà shop bán hàng nhận được không. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch tài chính, hạn chế thất thoát và kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

Để tối ưu và quản lý dòng tiền hiệu quả, chủ shop cần hiểu rõ cách tính tiền đối soát. Dưới đây là công thức chi tiết:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) - Phí giao hàng - Phí bảo hiểm (nếu có) - Phí chuyển hoàn (nếu có) - Phí lưu kho (nếu có) - Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) - Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) - Phí chuyển khoản. 

Ngoài công thức tính tiền đối soát trên, bạn cần hiểu rõ 5 thuật ngữ quan trọng trong quá trình đối soát gồm:

• Đã đối soát: Đơn hàng đã được kiểm tra và xác nhận chính xác các khoản thu chi.
• Chưa đối soát: Đơn hàng chưa được kiểm tra hoặc còn thiếu thông tin, cần xác minh lại.
• Tình trạng đã giao hàng chưa đối soát: Hàng đã giao thành công nhưng chưa thực hiện đối soát tài chính.
• Nhân viên đối soát: Người chịu trách nhiệm kiểm tra và xác nhận các khoản thu chi giữa doanh nghiệp và đối tác vận chuyển.
• Biên bản đối soát: Tài liệu ghi lại thông tin đối soát, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác các khoản thanh toán.

2. Vì sao các shop online cần thực hiện đối soát?

Trong kinh doanh online, đặc biệt khi sử dụng dịch vụ thu hộ COD, quản lý đối soát đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc bảo vệ lợi ích tài chính của shop. Dưới đây là 3 lý do chính của việc quản lý đối soát đối với các shop kinh doanh:

• Tính chính xác và minh bạch: Đảm bảo kiểm tra chính xác các khoản thu hộ và phí liên quan, tránh sai sót và tranh chấp tài chính.
• Giảm rủi ro: Phát hiện sớm các vấn đề như thất thoát hàng hóa hay sai lệch số tiền thu hộ, giúp giảm thiểu rủi ro tài chính.
• Tăng hiệu quả kinh doanh: Cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính, giúp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và tối ưu chi phí.

3. Vấn đề khó khăn thường gặp trong đối soát đối với shop online

Dưới đây là 3 khó khăn thường gặp trong quá trình đối soát đối với shop online:

3.1 Sai sót trong quá trình đối soát

Khi thực hiện đối soát đối với số lượng đơn hàng lớn, các shop có thể gặp phải sai sót trong việc kiểm soát hàng hóa và tiền thu hộ khiến số liệu giữa shop và đơn vị vận chuyển không khớp nhau. Nguyên nhân có thể do lỗi nhập liệu, đơn hàng bị hủy hoặc hoàn trả nhưng chưa được cập nhật kịp thời, hoặc thậm chí là do gian lận từ phía nhân viên hoặc đối tác.

Nếu không phát hiện và xử lý kịp thời, shop online có thể bị thất thoát tiền, không nhận đủ số tiền thu hộ (COD), hoặc bị mất hàng hóa. Đặc biệt với các shop có lượng đơn hàng lớn, việc đối soát thủ công sẽ dễ gây nhầm lẫn, dẫn đến nguy cơ mất doanh thu.

3.2 Thời gian đối soát kéo dài

Trong một số trường hợp, thời gian đối soát có thể bị kéo dài do một bên không hoàn thành đối soát đúng thời hạn, số lượng giao dịch lớn, hoặc quá trình đối soát bị trì hoãn do vấn đề kỹ thuật.

Khi quy trình đối soát gặp sai sót hoặc kéo dài, shop sẽ bị chậm nhận tiền thu hộ từ đơn vị vận chuyển. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, gây khó khăn trong việc xoay vốn và duy trì hoạt động kinh doanh, nhất là với các shop nhỏ hoặc vận hành chủ yếu dựa vào COD.

3.3 Xảy ra các tranh chấp trong quá trình đối soát

Khi số liệu đối soát không khớp, thông tin giao dịch không đồng nhất hoặc có sai sót thanh toán, gây gián đoạn thanh toán và ảnh hưởng đến kinh doanh, shop phải mất thời gian khiếu nại với đơn vị vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử. Việc này không chỉ gây mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến uy tín và trải nghiệm khách hàng nếu không giải quyết kịp thời. 

Một số đơn vị vận chuyển chưa cung cấp hệ thống đối soát minh bạch, chưa có quy trình rõ ràng và các điều khoản còn mơ hồ, khiến việc xử lý khi xảy ra tranh chấp trở nên khó khăn hơn.

Để hạn chế các rủi ro nói trên, chủ shop nên lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín, có hệ thống đối soát hiện đại và quy trình kiểm tra chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Ngoài ra đơn vị vận chuyển cần thiết lập quy trình rõ ràng và có các biện pháp xử lý tranh chấp hiệu quả, đảm bảo rõ ràng và công bằng trong giao dịch.

Ahamove là đơn vị vận chuyển có hệ thống đối soát hiện đại, minh bạch đáp ứng nhu cầu thực hiện đối soát cho các shop online. Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu quy trình đối soát của Ahamove.

4. Quy trình đối soát của Ahamove diễn ra như thế nào?

Quy trình đối soát của Ahamove được diễn ra với 4 bước dưới đây:

4.1 Bước 1: Xác nhận thông tin đơn hàng

Quá trình đối soát bắt đầu bằng việc xác nhận các đơn hàng đã được giao thành công và số tiền thu hộ từ khách hàng. Hệ thống sẽ kiểm tra và đối chiếu lại thông tin để đảm bảo không có sai sót trong quá trình ghi nhận các đơn hàng, từ đó xác thực số tiền cần thu hộ.

4.2 Bước 2: Ghi nhận và cập nhật trạng thái

Mỗi đơn hàng sẽ có trạng thái rõ ràng như "đã giao thành công", "đơn hàng bị trả", "đơn hủy" hoặc "chờ xác nhận". Các trạng thái này được cập nhật đầy đủ, giúp các chủ shop dễ dàng theo dõi tình hình đơn hàng và kịp thời phát hiện sự cố nếu có.

4.3 Bước 3: Tổng hợp và chuyển tiền

Sau khi các đơn hàng được xác nhận và kiểm tra, Ahamove sẽ tổng hợp số liệu và tiến hành chuyển khoản lại số tiền thu hộ cho chủ shop hoặc doanh nghiệp. Quá trình này đảm bảo rằng tiền thu hộ được chuyển đúng và đầy đủ, giúp chủ shop duy trì dòng tiền ổn định.

4.4 Bước 4: Cung cấp báo cáo đối soát định kỳ

Để hỗ trợ chủ shop theo dõi tình hình tài chính, Ahamove cung cấp báo cáo đối soát định kỳ. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về số lượng đơn hàng, trạng thái từng đơn và tổng số tiền đã chuyển khoản. Thông qua báo cáo này, chủ shop có thể đối chiếu, giảm thiểu sai sót và điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.

5. Đối soát COD tại Ahamove có gì nổi bật?

Ahamove đã phát triển một hệ thống đối soát COD hiệu quả và linh hoạt, giúp các chủ shop quản lý việc đối soát một cách thuận tiện, chính xác và nhanh chóng. Với hệ thống đối soát COD tại Ahamove, chủ shop sẽ được hưởng 3 ưu điểm nổi bật:

• Theo dõi chi phí phát sinh trên từng đơn hàng (phí vận chuyển, bảo hiểm, hoàn trả, lưu kho, v.v.)
• Tải phiếu thông tin chi tiết cho mỗi đơn hàng để đối chiếu nhanh chóng và minh bạch
• Đối soát COD linh hoạt, có thể thực hiện hàng ngày hoặc điều chỉnh theo nhu cầu, đảm bảo thanh toán không bị gián đoạn

Ngoài ra, để giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác dòng tiền và giảm thiểu các sai sót trong giao hàng chặng cuối, Ahamove đã phát triển phần mềm OnWheel giúp hỗ trợ đối soát cho các doanh nghiệp sử dụng đội giao hàng riêng. Cụ thể, OnWheel cung cấp tính năng quản lý và đối soát tiền thu hộ (COD), giúp khách hàng quản lý, đối chiếu luồng tiền COD và các phụ phí phát sinh cho từng điểm giao, từng đơn hàng có COD. Người dùng có thể tìm kiếm, lọc đơn hàng, xem chi tiết các khoản COD, cập nhật phụ phí và thực hiện xác nhận đối soát ngay trên giao diện phần mềm. Sau khi đối soát xong, các đơn hàng sẽ được cập nhật trạng thái và loại khỏi danh sách cần quản lý COD.

Ngoài ra, OnWheel còn có các tính năng báo cáo, thống kê giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng đơn hàng đã/ chưa đối soát, tổng tiền COD đã/ chưa đối soát theo từng mốc thời gian, hỗ trợ tối ưu quy trình quản lý tài chính trong hoạt động giao hàng

Với những tính năng này, Ahamove cam kết giúp các chủ shop quản lý việc đối soát COD một cách thuận tiện, chính xác và nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

6. Những thắc mắc về đối soát COD

Để giúp bạn hiểu thêm về đối soát COD, dưới đây là một số câu hỏi thắc mắc liên quan đến dịch vụ đối soát vận chuyển COD thường gặp:

6.1 Trạng thái nào bị cấn trừ cước trên hệ thống?

Các trạng thái bị cấn trừ cước trên hệ thống bao gồm:

• Giao hàng thành công
• Trả hàng
• Đơn hàng bị hủy

Vì khi đơn hàng đã được giao thành công hoặc bị hủy, hệ thống sẽ tự động trừ các chi phí tương ứng hoặc phát sinh như phí vận chuyển, thu hộ COD và các khoản liên quan (nếu có), còn nếu bị hủy sẽ hoàn các chi phí tương ứng đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của shop.

6.2 Shop có thể kiểm soát chi phí phát sinh trên từng đơn hàng được không?

Shop hoàn toàn có thể kiểm soát chi phí phát sinh trên từng đơn hàng. Hệ thống sẽ tự động cập nhật và cấn trừ các chi phí như vận chuyển, thu hộ COD và các khoản phí liên quan. Shop có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra thông qua các phiếu thông tin chi tiết, giúp tối ưu quản lý tài chính và đảm bảo minh bạch trong giao dịch.

6.3 Thời gian hoàn tiền sau khi đối soát COD là bao lâu?

Thời gian hoàn tiền sau khi đối soát COD có thể khác nhau tùy thuộc vào từng đơn vị vận chuyển. Hiện nay, nhiều đơn vị hiện nay đã rút ngắn thời gian hoàn tiền COD, có thể chỉ mất từ 24 giờ đến vài ngày làm việc sau khi đối soát và xác nhận giao hàng thành công.

Với chủ shop kinh doanh online sử dụng dịch vụ thu hộ COD thì đối soát là một quy trình quan trọng không thể thiếu. Bài viết trên đã giới thiệu đến bạn toàn bộ thông tin về đối soát, từ khái niệm đến vai trò của việc đối soát đối với các shop online. Đồng thời bài viết cung cấp cho bạn những khó khăn khi thực hiện đối soát và giới thiệu quy trình đối soát và hệ thống đối soát tại Ahamove. Tạii Ahamove, bạn sẽ luôn được hỗ trợ tối đa trong việc kiểm soát và tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được thành công trong môi trường kinh doanh trực tuyến ngày càng cạnh tranh. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp vận chuyển hiệu quả để phục vụ nhu cầu kinh doanh, hãy tải ngay ứng dụng Ahamove để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển và thu hộ chuyên nghiệp.

Xem thêm:

• Tìm hiểu về chành xe là gì 
• Giải đáp mã vận đơn bưu điện là gì 
• Chuyển hoàn là gì - Tìm hiểu chi tiết