Đối soát là gì? Giải đáp những thắc mắc về đối soát
Trong thương mại điện tử, đặc biệt với các shop sử dụng dịch vụ thu hộ COD, đối soát vận chuyển là một bước không thể thiếu để đảm bảo minh bạch tài chính, tối ưu hóa dòng tiền, và bảo vệ lợi ích kinh doanh. Đối soát giúp kiểm toán giao dịch, đối chiếu thông tin về tiền thu hộ, phí giao hàng, và phụ phí phát sinh, đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu rủi ro tài chính. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết đối soát vận chuyển là gì, vì sao các shop online cần thực hiện đối soát, những khó khăn thường gặp khi đối soát và giới thiệu quy trình đối soát của Ahamove.
1. Đối soát vận chuyển là gì?
Đối soát vận chuyển là việc kiểm tra và xác nhận số lượng đơn hàng, tiền thu hộ (COD) và các khoản phí giữa shop và đơn vị giao hàng sau khi trừ các chi phí đã hoàn thành trước lịch. Quá trình này giúp đảm bảo shop nhận đúng số tiền từ các đơn hàng đã giao thành công, đồng thời phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót hoặc chênh lệch phát sinh. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch tài chính, hạn chế thất thoát và kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
Dưới đây là công thức chi tiết:
Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) - Phí giao hàng - Phí bảo hiểm (nếu có) - Phí chuyển hoàn (nếu có) - Phí lưu kho (nếu có) - Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) - Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) - Phí chuyển khoản.
Ngoài công thức tính tiền đối soát trên, bạn cần hiểu rõ 2 thuật ngữ phổ biến trong quá trình đối soát gồm:
- Đã đối soát: Đơn hàng đã được kiểm tra và xác nhận chính xác các khoản thu chi.
- Tình trạng đã giao hàng chưa đối soát: Đơn hàng đã giao thành công nhưng chưa thực hiện đối soát tài chính.
2. Vì sao các shop online cần thực hiện đối soát?
Quản lý đối soát đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ lợi ích tài chính của các shop online, đặc biệt khi sử dụng dịch vụ thu hộ COD. Dưới đây là 3 lý do chính:
- Tính chính xác và minh bạch: Đảm bảo kiểm toán giao dịch chính xác, tránh sai sót tài chính và tranh chấp.
- Giảm thiểu rủi ro: Phát hiện sớm thất thoát hàng hóa hoặc chênh lệch doanh thu, giảm rủi ro tài chính.
- Tăng hiệu quả kinh doanh: Cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính, hỗ trợ tối ưu hóa chi phí và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
3. Vấn đề khó khăn thường gặp trong đối soát đối với shop online
Dưới đây là 3 khó khăn thường gặp trong quá trình đối soát đối với shop online:
3.1 Sai sót trong quá trình đối soát
Khi xử lý số lượng đơn hàng lớn, shop có thể gặp sai sót tài chính do lỗi nhập liệu, đơn hàng hủy hoặc chuyển hoàn chưa được cập nhật, hoặc gian lận từ nhân viên hoặc đối tác vận chuyển. Điều này có thể dẫn đến thất thoát doanh thu hoặc mất hàng hóa. Với các shop lớn, đối soát thủ công dễ gây nhầm lẫn và rủi ro.
3.2 Thời gian đối soát kéo dài
Thời gian đối soát có thể bị kéo dài do đối tác vận chuyển chậm hoàn tất, số lượng giao dịch lớn, hoặc vấn đề kỹ thuật. Điều này làm chậm thanh khoản COD, ảnh hưởng đến dòng tiền và hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các shop nhỏ phụ thuộc vào COD
3.3 Xảy ra các tranh chấp trong quá trình đối soát
Chênh lệch số liệu, giao dịch không đồng nhất, hoặc sai sót thanh toán có thể dẫn đến tranh chấp tài chính, làm gián đoạn thanh khoản và ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng. Một số đối tác vận chuyển thiếu hệ thống đối soát minh bạch, gây khó khăn trong việc xử lý tranh chấp.
Để hạn chế các rủi ro nói trên, chủ shop nên lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín, có hệ thống đối soát hiện đại và quy trình kiểm tra chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Ngoài ra đơn vị vận chuyển cần thiết lập quy trình rõ ràng và có các biện pháp xử lý tranh chấp hiệu quả, đảm bảo rõ ràng và công bằng trong giao dịch.
Ahamove là đơn vị vận chuyển có hệ thống đối soát hiện đại, minh bạch đáp ứng nhu cầu thực hiện đối soát cho các shop online. Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu quy trình đối soát của Ahamove.
4. Quy trình đối soát của Ahamove diễn ra như thế nào?
Quy trình đối soát của Ahamove được diễn ra với 4 bước dưới đây:
4.1 Bước 1: Xác nhận thông tin đơn hàng
Quá trình đối soát bắt đầu bằng việc xác nhận các đơn hàng đã được giao thành công và số tiền thu hộ từ khách hàng. Hệ thống sẽ kiểm tra và đối chiếu lại thông tin để đảm bảo không có sai sót trong quá trình ghi nhận các đơn hàng, từ đó xác thực số tiền cần thu hộ.
4.2 Bước 2: Ghi nhận và cập nhật trạng thái
Mỗi đơn hàng sẽ có trạng thái rõ ràng như "đã giao thành công", "đơn hàng bị trả", "đơn hủy" hoặc "chờ xác nhận". Các trạng thái này được cập nhật đầy đủ, giúp các chủ shop dễ dàng theo dõi tình hình đơn hàng và kịp thời phát hiện sự cố nếu có qua giao diện phần mềm OnWheel.
4.3 Bước 3: Tổng hợp và chuyển tiền
Sau khi các đơn hàng được xác nhận và kiểm tra, Ahamove sẽ tổng hợp số liệu và tiến hành chuyển khoản lại số tiền thu hộ cho chủ shop hoặc doanh nghiệp. Quá trình này đảm bảo rằng tiền thu hộ được chuyển đúng và đầy đủ, giúp chủ shop duy trì dòng tiền ổn định.
4.4 Bước 4: Cung cấp báo cáo đối soát định kỳ
Để hỗ trợ chủ shop theo dõi tình hình tài chính, Ahamove cung cấp báo cáo đối soát định kỳ. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về số lượng đơn hàng, trạng thái từng đơn và tổng số tiền đã chuyển khoản. Thông qua báo cáo này, chủ shop có thể đối chiếu, giảm thiểu sai sót và điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.
5. Đối soát COD tại Ahamove có gì nổi bật?
Ahamove cung cấp hệ thống đối soát COD hiện đại với 4 ưu điểm nổi bậc:
- Theo dõi phụ phí phát sinh: Theo dõi chi tiết phí vận chuyển, phí bảo hiểm, phí chuyển hoàn, và phí lưu kho trên từng đơn hàng, giúp shop kiểm soát chi phí chính xác.
- Phiếu thông tin chi tiết: Cung cấp báo cáo giao dịch minh bạch, hỗ trợ kiểm toán nhanh chóng và giảm sai sót tài chính.
- Đối soát linh hoạt: Hỗ trợ đối soát hàng ngày hoặc theo nhu cầu, đảm bảo thanh khoản không gián đoạn (ví dụ: 80% shop sử dụng Ahamove nhận COD trong 24-48 giờ).
- Công nghệ OnWheel: Phần mềm OnWheel hỗ trợ quản lý COD, cho phép tìm kiếm đơn hàng, cập nhật phụ phí, và xác thực giao dịch trực tiếp trên giao diện.
6. Những thắc mắc về đối soát COD
Để giúp bạn hiểu thêm về đối soát COD, dưới đây là một số câu hỏi thắc mắc liên quan đến dịch vụ đối soát vận chuyển COD thường gặp:
6.1 Trạng thái nào bị cấn trừ cước trên hệ thống?
Các trạng thái bị cấn trừ cước trên hệ thống bao gồm:
- Giao hàng thành công: Trừ phí vận chuyển, phí thu hộ, và phụ phí liên quan.
- Trả hàng: Trừ phí chuyển hoàn và các phụ phí liên quan.
- Đơn hàng bị hủy: Hoàn các chi phí tương ứng để đảm bảo minh bạch tài chính.
6.2 Shop có thể kiểm soát chi phí phát sinh trên từng đơn hàng được không?
Có, shop có thể kiểm soát phụ phí qua phiếu thông tin chi tiết, tự động cập nhật phí vận chuyển, phí thu hộ, và phụ phí phát sinh, đảm bảo quản lý tài chính minh bạch.
6.3 Thời gian hoàn tiền sau khi đối soát COD là bao lâu?
Thời gian hoàn tiền phụ thuộc vào đối tác vận chuyển, thường từ 24 giờ đến 3 ngày làm việc sau khi xác thực giao dịch. Với Ahamove, 90% giao dịch COD được hoàn tiền trong 48 giờ.
Đối soát COD là bước không thể thiếu trong thương mại điện tử sử dụng dịch vụ thu hộ COD. Bài viết trên đã giới thiệu đến bạn toàn bộ thông tin về đối soát, từ khái niệm đến vai trò của việc đối soát đối với các shop online. Đồng thời bài viết cung cấp cho bạn những khó khăn khi thực hiện đối soát và giới thiệu quy trình đối soát và hệ thống đối soát tại Ahamove. Tại Ahamove, bạn sẽ luôn được hỗ trợ tối đa trong việc kiểm soát và tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được thành công trong môi trường kinh doanh trực tuyến ngày càng cạnh tranh. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp vận chuyển hiệu quả để phục vụ nhu cầu kinh doanh, hãy tải ngay ứng dụng Ahamove để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển và thu hộ chuyên nghiệp.
Xem thêm:
- Tìm hiểu về chành xe là gì? Khi nào nên sử dụng
- Giải đáp mã vận đơn là gì? Cách tra cứu mã vận đơn chính xác
- Chuyển hoàn là gì? Cách giảm tỷ lệ chuyển hoàn chop shop