Hóa đơn vận chuyển là gì? Các quy định xuất hóa đơn chủ shop nên biết

Trong hoạt động kinh doanh online, hóa đơn vận chuyển là loại giấy tờ quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí chính xác và tuân thủ các quy định về thuế. Tuy nhiên nhiều chủ shop online hiện nay vẫn còn mơ hồ về khái niệm chính xác hóa đơn vận chuyển là gì? Chứa những thông tin gì? Và các quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn vận chuyển bao gồm những gì? 

Trong bài viết này, Ahamove sẽ giải đáp cặn kẽ về định nghĩa hóa đơn vận chuyển, các quy định xuất hóa đơn mà chủ shop cần tuân thủ, cách lập hóa đơn đúng quy định, và cung cấp một số quy định xử phạt khi vi phạm để chủ shop lưu ý. Hãy đọc hết bài viết để trang bị kiến thức cần thiết để vận hành doanh nghiệp của bạn một cách chuyên nghiệp và hợp pháp.

1. Hóa đơn vận chuyển là gì?

Hóa đơn vận chuyển là chứng từ tài chính ghi nhận thông tin giao dịch và quá trình vận chuyển hàng hóa theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đây là giấy tờ hợp pháp do đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển phát hành, nhằm chứng minh dịch vụ vận chuyển đã được thực hiện, ghi nhận chi phí và các thông tin liên quan giữa bên cung cấp dịch vụ vận chuyển và bên sử dụng dịch vụ.

Hóa đơn vận chuyển đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh online. Cụ thể như sau:

• Minh bạch quá trình giao nhận và chứng minh nguồn gốc, lộ trình hàng hóa.
• Là chứng từ bắt buộc theo quy định pháp luật, giúp kê khai thuế, minh bạch nguồn thu nhập và chi phí.
• Là căn cứ thanh toán chi phí cho đơn vị vận chuyển, kiểm kê hàng hóa, lập báo cáo,...
• Giải quyết tranh chấp, thất lạc hoặc khiếu nại về đơn hàng
• Nâng cao uy tín và trải nghiệm khách hàng

2. Quy định xuất hoá đơn cước vận chuyển quan trọng

Hóa đơn vận chuyển là loại giấy tờ mang tính pháp lý. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ pháp luật, chủ shop và đơn vị vận chuyển cần nắm rõ 4 quy định sau khi tiến hành xuất hóa đơn cước vận chuyển:

2.1 Đối tượng và điều kiện xuất hóa đơn vận chuyển

Đối tượng được phép xuất hóa đơn vận chuyển là các doanh nghiệp/cá nhân đã đăng ký kinh doanh hợp pháp trong lĩnh vực vận chuyển, logistics. Hóa đơn cước vận chuyển phải được xuất khi dịch vụ đã được thực hiện theo hợp đồng/thỏa thuận giữa các bên liên quan.

Theo quy định, với dịch vụ vận chuyển có giá trị từ 200.000 VNĐ trở lên/lần, đơn vị vận chuyển bắt buộc phải lập hóa đơn, ngay cả khi khách hàng không yêu cầu hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin. Trong trường hợp này, đơn vị lập hóa đơn cần ghi rõ "người mua không lấy hóa đơn" hoặc "người mua không cung cấp đầy đủ thông tin" trên hóa đơn.

2.2 Quy định về thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển

Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển được xác định là lúc hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Trong trường hợp đơn vị vận chuyển thu tiền trước hoặc sau khi hoàn thành dịch vụ, ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thực tế khách hàng thanh toán cước phí (ngày thu tiền). Đối với trường hợp dịch vụ vận chuyển phát sinh thường xuyên cần đối soát, quy định yêu cầu phải lập hóa đơn không quá ngày 7 của tháng tiếp theo tháng phát sinh dịch vụ.

2.3 Hình thức và nội dung hóa đơn vận chuyển

Hiện nay, pháp luật Việt Nam khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy truyền thống nhằm tăng cường tính minh bạch, thuận tiện trong quản lý và tiết kiệm chi phí.

Đơn vị vận chuyển cần xuất hóa đơn theo đúng mẫu đã thông báo phát hành với cơ quan thuế.

Một hóa đơn cước vận chuyển hợp lệ cần đảm bảo có đủ 8 thông tin bắt buộc sau:

• Thông tin hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
• Thông tin đơn vị vận chuyển: tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin khách hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Chi tiết hàng hóa: tên hàng hóa/ dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền.
• Thông tin vận chuyển: lộ trình, phương tiện, điểm đi/đến, khoảng cách vận chuyển.
• Thông tin tài chính: cước phí vận chuyển, các khoản phụ phí khác như bảo hiểm, phí xử lý (nếu có), tổng tiền thanh toán,thuế suất và thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán (đã bao gồm thuế).
• Phương thức và điều kiện thanh toán (nếu có)
• Dữ liệu chứng từ: ngày lập hóa đơn, chữ ký người lập hóa đơn hoặc chữ ký số (đối với hóa đơn điện tử).

Mẫu hóa đơn có thể trình bày theo định dạng quy định hoặc tự thiết kế nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin đã nêu trên.

2.4 Quy định ghi ngày tháng trên hóa đơn vận chuyển 

Ngày lập hóa đơn phải đảm bảo đúng quy định, tránh ghi trước hoặc sau thời điểm hoàn thành dịch vụ vận chuyển quá lâu để không bị xử phạt về hóa đơn.

Trường hợp ngày cung cấp dịch vụ và ngày hoàn thành dịch vụ là cùng một ngày thì ghi chung một hóa đơn. Nếu khác ngày, cần ghi tách biệt thành 2 hóa đơn riêng để thuận tiện đối chiếu, kiểm tra sau này.

2.5 Quy định về thời gian lưu trữ hóa đơn vận chuyển tối thiểu

Theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn vận chuyển phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày xuất hóa đơn. Việc lưu trữ này nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết của cơ quan thuế hoặc các bên liên quan. Đơn vị vận chuyển và khách hàng đều cần tuân thủ quy định này để tránh rủi ro pháp lý trong tương lai.

3. Các quy định xử phạt khi không kê khai đủ hóa đơn vận chuyển

Xuất hóa đơn cước vận chuyển là nghĩa vụ bắt buộc đối với các shop online và đơn vị vận tải, đảm bảo tuân thủ pháp luật, minh bạch tài chính và bảo vệ quyền lợi các bên liên quan. Việc không xuất hóa đơn đúng quy định có thể bị xử phạt theo quy định hiện hành. Dưới đây là quy định xử phạt khi doanh nghiệp không kê khai đầy đủ hóa đơn vận chuyển:

Các quy định xử phạt hành chính:

Nếu doanh nghiệp, cá nhân không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn vận chuyển không đầy đủ nội dung theo quy định (bao gồm cả việc kê khai thiếu hóa đơn), sẽ bị phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Trường hợp không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ thì bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.

Ngoài ra, doanh nghiệp, cá nhân vi phạm còn bị buộc phải lập lại hóa đơn giao cho người mua theo đúng quy định.

Các quy định xử phạt theo luật thuế:

Nếu việc không kê khai đủ hóa đơn dẫn đến trốn thuế, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Luật Quản lý thuế như sau:

• Mức phạt có thể lên đến 1,5 lần số tiền thuế trốn (tùy theo mức độ và tình tiết vi phạm).
• Ngoài ra, còn có thể bị truy thu thuế, phạt chậm nộp và bị thanh tra, kiểm tra thuế.

Quy định xử phạt khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp:

Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ hoặc hóa đơn không hợp pháp, mức phạt có thể lên đến 50 triệu đồng. Ngoài xử phạt tiền, còn có thể bị thu hồi hóa đơn đã phát hành, đình chỉ hoạt động kinh doanh, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận, lừa đảo.

Đặc biệt, doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa không có hóa đơn vận chuyển không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn có thể bị xử lý về hành vi trốn thuế theo Luật Quản lý thuế hiện hành.

Dưới đây là bảng tổng hợp mức phạt theo quy định pháp luật khi không kê khai đủ hóa đơn vận chuyển:

4. Ahamove - Dịch vụ vận chuyển hàng hóa uy tín chuyên nghiệp

Ahamove là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa với đa dạng phương tiện từ xe máy đến xe tải, đáp ứng mọi nhu cầu giao hàng của chủ shop. Với mạng lưới tài xế rộng khắp tại các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Ahamove đảm bảo giao hàng nhanh chóng, an toàn. Đặc biệt, Ahamove hỗ trợ xuất hóa đơn vận chuyển đầy đủ, đúng quy định cho khách hàng, giúp chủ shop tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản lý chi phí.

Hiện nay, Ahamove hỗ trợ xuất hóa đơn vận chuyển dưới dạng hóa đơn điện tử (GTGT). Tuy nhiên, để nhận được hóa đơn, khách hàng cần tuân thủ một số quy định và quy trình cụ thể sau:

4.1 Quy định về việc xuất hóa đơn tại Ahamove

Khách hàng phải gửi yêu cầu xuất hóa đơn muộn nhất vào ngày cuối cùng của tháng thực hiện dịch vụ vận chuyển. Ví dụ, nếu cần hóa đơn cho đơn hàng trong tháng 11, yêu cầu phải được gửi trước hoặc vào ngày 30/11.

Khi đó, hóa đơn sẽ được lập vào ngày kế tiếp (T+1) sau khi hoàn thành dịch vụ. Đối với khách hàng công nợ, thời gian xuất hóa đơn có thể kéo dài nhưng không quá 7 ngày của tháng kế tiếp.

Các thông tin cần cung cấp cho Ahamove khi gửi yêu cầu xuất hóa đơn:

• Tên công ty/cá nhân
• Mã số thuế (nếu có)
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh
• Số điện thoại đăng ký tài khoản Ahamove (Ahamove ID)
• Email nhận hóa đơn

Sau khi xác thực thông tin mà khách hàng cung cấp, Ahamove sẽ tiến hành xuất hóa đơn điện tử và gửi qua email mà khách hàng đã đăng ký.

4.2 Hướng dẫn đăng ký và nhận hóa đơn tại Ahamove

Để đăng ký nhận hóa đơn vận chuyển tại Ahamove, khách hàng thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập trang web hoặc ứng dụng Ahamove và đăng nhập tài khoản.
• Bước 2: Vào mục "Cài đặt" và chọn "Hóa đơn điện tử".
• Bước 3: Điền đầy đủ thông tin yêu cầu xuất hóa đơn GTGT.
• Bước 4: Gửi yêu cầu và chờ Ahamove xác thực thông tin.

Lưu ý: Khách hàng cần đăng ký thông tin xuất hóa đơn ngay khi kích hoạt tài khoản hoặc trước khi hoàn tất chuyến hàng đầu tiên. Yêu cầu xuất hóa đơn không được giải quyết nếu gửi sau thời hạn quy định.

Trong bài viết trên, Ahamove đã cung cấp cho bạn thông tin toàn diện về hóa đơn vận chuyển, từ định nghĩa, vai trò đến các quy định pháp lý về xuất hóa đơn và hình thức xử phạt khi vi phạm. Chủ shop cần nghiêm túc tuân thủ các quy định này để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, tránh những rủi ro không đáng có.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác vận chuyển uy tín, hỗ trợ đầy đủ giấy tờ hóa đơn theo quy định của pháp luật, hãy liên hệ ngay với Ahamove qua ứng dụng hoặc website chính thức. Đội ngũ chuyên nghiệp của Ahamove sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa quy trình vận chuyển, đảm bảo mọi giao dịch tuân thủ pháp luật và mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm:

• Bưu phẩm, bưu kiện, bưu gửi là gì ? 
• Dịch vụ báo phát là gì - Tìm hiểu chi tiết
• CPN là gì - Tại sao lại được ưa chuộng