Phân biệt khái niệm bưu phẩm, bưu kiện và bưu gửi

Có bao giờ bạn nhầm lẫn các khái niệm bưu phẩm, bưu kiện, bưu gửi là một không? Trong thực tế, đây là 3 khái niệm chỉ các loại hàng hóa được gửi qua hệ thống bưu chính hoặc các công ty vận chuyển. Vậy ba thuật ngữ này khác nhau như thế nào? Đặc điểm phân biệt chúng là gì?

Trong bài viết này, Ahamove sẽ cung cấp định nghĩa cụ thể về từng loại, phân tích ưu và nhược điểm, và giúp bạn hiểu rõ cách phân loại chính xác để áp dụng vào hoạt động vận chuyển hàng ngày. Hãy cùng khám phá để tối ưu hóa quy trình gửi hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của bạn.

1. Bưu phẩm là gì?

Bưu phẩm là thuật ngữ chỉ các loại giấy tờ, tài liệu, chứng từ, thư từ và vật phẩm nhẹ được chuyển phát qua hệ thống bưu chính. Đặc trưng cơ bản của bưu phẩm để phân biệt với bưu kiện là kích thước nhỏ và trọng lượng nhẹ.

Ví dụ một số loại bưu phẩm phổ biến hiện nay như: 

• Thư từ, ấn phẩm, gói nhỏ: giới hạn trọng lượng khoảng 2kg.
• Học phẩm cho người khiếm thị: các tài liệu chữ nổi, băng ghi âm học tập giới hạn trọng lượng khoảng 7kg.
• Túi M: giới hạn trọng lượng lên đến 30kg.

Bưu phẩm là tên gọi chung của các loại giấy tờ, thư tín nhẹ được chuyển phát qua hệ thống bưu chính (Ảnh: Sưu tầm Internet)

2. Bưu kiện là gì?

Bưu kiện là các kiện hàng hóa có kích thước và trọng lượng lớn lên đến 30kg, dùng để gửi các vật phẩm, hàng hóa, sản phẩm thương mại, quà tặng, đồ dùng cá nhân... thông qua hệ thống bưu chính. Bưu kiện thường được đóng gói chắc chắn và không giới hạn loại hàng hóa (trừ các mặt hàng cấm). 

Các đặc điểm nổi bật của bưu kiện gồm:

• Trọng lượng lớn: từ vài kg đến hàng chục kg, thậm chí có thể lên đến 50kg cho bưu kiện không thể tách rời.
• Kích thước đa dạng: chứa được vật phẩm cồng kềnh với kích thước lên đến 1,5m cho một chiều.
• Yêu cầu đóng gói nghiêm ngặt: cần bao bọc chắc chắn, chống va đập và hư hỏng.
• Quy trình xử lý chuyên biệt: áp dụng quy trình logistic riêng với thiết bị chuyên dụng.
• Phí vận chuyển cao hơn: tính theo khối lượng thực hoặc khối lượng quy đổi.

Bưu kiện hiện nay được phân loại dựa theo các tiêu chí như:

• Phạm vi vận chuyển: nội tỉnh, liên tỉnh, quốc tế
• Tính chất hàng hóa: thông thường, đặc biệt, dễ vỡ, giá trị cao
• Cách thức gửi: đơn lẻ hoặc theo lô (từ 2 bưu gửi trở lên)

Quy định kích thước bưu kiện:

• Bưu kiện trong nước: Khối lượng tối đa 31,5kg; trường hợp không thể tách rời có thể lên đến 50kg.
• Bưu kiện quốc tế: Khối lượng tối đa 31,5kg hoặc theo quy định của từng đơn vị vận chuyển.
• Gửi theo lô: Khối lượng tối đa của một lô là 1 tấn (khối lượng thực) hoặc 350kg (khối lượng quy đổi).
• Kích thước tối đa: ≤1,5m cho một chiều bất kỳ hoặc ≤3m cho tổng chiều dài và chu vi.
• Kích thước tối thiểu: Không nhỏ hơn 90mm x 140mm (±2mm) ở một mặt.

Bưu kiện là tên gọi hàng hóa có kích thước lớn, nặng hơn bưu phẩm được gửi qua hệ thống bưu chính (Ảnh: Sưu tầm Internet) 

3. Bưu gửi là gì?

Bưu gửi là thuật ngữ tổng quát chỉ mọi loại vật phẩm, tài liệu, hàng hóa được gửi qua dịch vụ bưu chính. Bưu gửi bao gồm cả bưu phẩm và bưu kiện, cũng như các loại hàng hóa đặc biệt khác. 

Nói cách khác, bưu gửi là khái niệm bao trùm, đại diện cho tất cả các loại thư từ, tài liệu, hàng hóa được vận chuyển qua hệ thống bưu chính không phân biệt kích thước, trọng lượng hay tính chất. Thuật ngữ này thường xuất hiện trong các văn bản quy phạm pháp luật, quy định ngành và trong các thống kê tổng hợp về hoạt động bưu chính.

Bưu gửi là tên gọi chung của bưu phẩm và bưu kiện (Ảnh: Sưu tầm Internet)

4. Bưu phẩm và bưu kiện khác nhau như thế nào?

Bưu phẩm và bưu kiện khác nhau cơ bản ở kích thước, trọng lượng và cách thức vận chuyển. Sự khác biệt này dẫn đến nhiều điểm khác nhau trong quy trình xử lý, phương tiện vận chuyển và chi phí. Bên dưới là bảng so sánh bưu phẩm và bưu kiện giúp bạn phân biệt 2 khái niệm này rõ ràng hơn:

5. Ưu nhược điểm của bưu kiện và bưu phẩm

Việc hiểu rõ ưu nhược điểm của bưu kiện và bưu phẩm sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp, tối ưu chi phí và thời gian, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng. Sau đây là ưu nhược điểm của bưu kiện và bưu phẩm.

5.1 Bưu kiện có ưu nhược điểm gì?

Bưu kiện có khả năng vận chuyển hàng hóa đa dạng với kích thước lớn và trọng lượng nặng. Cho phép gửi các sản phẩm vật chất, hàng hóa thương mại và đồ dùng cá nhân cồng kềnh một cách an toàn. Các dịch vụ bưu kiện thường có hệ thống theo dõi đơn hàng chi tiết, hỗ trợ bảo hiểm cho hàng hóa giá trị cao và nhiều tùy chọn vận chuyển đặc biệt.

Tuy nhiên các loại bưu kiện thường có chi phí vận chuyển cao hơn, thời gian giao hàng chậm hơn và yêu cầu đóng gói phức tạp. Quá trình xử lý bưu kiện đòi hỏi nhiều nhân lực và thiết bị chuyên dụng, dẫn đến mức phí cao hơn so với bưu phẩm.

Nên sử dụng bưu kiện khi cần gửi sản phẩm vật chất như hàng hóa bán lẻ trực tuyến, quà tặng cồng kềnh, thiết bị điện tử, đồ nội thất nhỏ và các mặt hàng có giá trị cao cần được bảo vệ trong quá trình vận chuyển. Dịch vụ vận chuyển bưu kiện đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp thương mại điện tử cần vận chuyển sản phẩm vật lý đến tay người tiêu dùng.

5.2 Bưu phẩm có ưu nhược điểm gì?

Ưu điểm của bưu phẩm là chi phí thấp, quy trình gửi đơn giản và thời gian vận chuyển nhanh. Bưu phẩm dễ dàng được xử lý, phân loại và vận chuyển do kích thước nhỏ gọn và trọng lượng nhẹ. Các quy trình xử lý bưu phẩm đã được tối ưu hóa trong nhiều năm, giúp đảm bảo độ tin cậy cao và hiệu quả trong việc vận chuyển thông tin, tài liệu.

Nhược điểm của bưu phẩm là giới hạn về kích thước và trọng lượng, không thể vận chuyển các vật phẩm lớn hoặc nặng. Bưu phẩm cũng có ít lựa chọn về dịch vụ đặc biệt như giao hàng sau giờ hành chính hay giao trong ngày so với các dịch vụ chuyển phát nhanh hiện đại.

Nên sử dụng bưu phẩm khi cần gửi tài liệu, giấy tờ, thư từ, hợp đồng, chứng từ, ấn phẩm, catalog và các vật phẩm nhỏ gọn. Bưu phẩm đặc biệt phù hợp cho việc trao đổi thông tin chính thức, gửi tài liệu pháp lý, hồ sơ và các loại giấy tờ quan trọng mà không cần gấp rút. Doanh nghiệp nên sử dụng bưu phẩm khi cần tiết kiệm chi phí vận chuyển cho các tài liệu marketing, hóa đơn và thông báo.

Trong bài viết này, Ahamove đã cung cấp cho bạn chi tiết về khái niệm và cách phân biệt bưu phẩm, bưu kiện và bưu gửi. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa 3 khái niệm này là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn trong hoạt động logistics.  Ahamove cung cấp nhiều dịch vụ vận chuyển đa dạng, đáp ứng nhu cầu gửi bưu phẩm, bưu kiện cho doanh nghiệp của bạn. Với hệ thống công nghệ hiện đại và đội ngũ tài xế chuyên nghiệp, Ahamove cam kết mang đến giải pháp vận chuyển an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Xem thêm: 

• Tìm hiểu chi tiết dịch vụ báo phát là gì 
• Hoá đơn vận chuyển là gì 
• Tác dụng và lợi ích của chuyển phát nhanh là gì