Hướng dẫn cách đóng gói hàng hóa an toàn, đúng chuẩn từ A-Z

Cách đóng gói hàng hóa là quá trình chuẩn bị, bảo vệ và sắp xếp sản phẩm vào bao bì phù hợp nhằm đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ và vận chuyển. Mục đích của việc đóng gói là bảo vệ sản phẩm khỏi va đập, rung lắc, ẩm ướt, bụi bẩn và các tác động tiêu cực khác từ môi trường bên ngoài. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách đóng gói đúng cách, và việc đóng gói sai quy chuẩn có thể dẫn đến hư hỏng hàng hóa, phát sinh chi phí hoặc gây mất uy tín cho người bán.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng hóa như thế nào là đúng chuẩn và an toàn, từ khái niệm, lợi ích của việc đóng gói đến tiêu chuẩn, quy định chung về đóng gói hàng hóa đến quy trình đóng gói đúng cách và những lỗi thường gặp khi đóng gói hàng hóa cần biết.

1. Cách đóng gói hàng hoá là gì?

Cách đóng gói hàng hóa là quá trình sử dụng các vật liệu phù hợp (như thùng carton, băng keo, xốp, giấy bọt khí...) để bao bọc sản phẩm, nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa khỏi các tác nhân bên ngoài trong suốt quá trình vận chuyển và lưu kho. Đây là bước không thể thiếu, đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo an toàn cho sản phẩm, tránh hư hỏng, đổ vỡ do va đập, rung lắc hay điều kiện môi trường.

Việc bao bọc sản phẩm cẩn thận không chỉ bảo vệ hàng hóa khi vận chuyển mà còn thể hiện trách nhiệm các bên liên quan, từ người gửi đến đơn vị vận chuyển. Một kiện hàng được đóng gói đúng quy cách đóng gói hàng hóa sẽ giúp việc lưu kho hàng hóa dễ dàng hơn, đảm bảo an toàn vận chuyển và mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn.

2. Đóng gói đúng cách mang lại những lợi ích gì?

Việc đóng gói hàng hóa đúng quy cách mang lại 4 lợi ích thiết thực sau:

• Bảo quản hàng hóa tối ưu: Giúp sản phẩm tránh được va đập mạnh, nứt vỡ, trầy xước trong quá trình vận chuyển và các yếu tố môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, bụi bẩn.
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và lưu kho: Đóng gói gọn gàng, tối ưu kích thước giúp giảm thể tích chiếm dụng, từ đó tiết kiệm chi phí vận chuyển và tối ưu không gian lưu kho.
• Tăng trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu: Khách hàng nhận được kiện hàng chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng hơn vào người gửi/shop.
• Hỗ trợ giao nhận hàng hóa hiệu quả: Kiện hàng chắc chắn, đầy đủ thông tin giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng phân loại, xử lý, giảm sai sót và tăng tốc độ giao hàng.

3. Tiêu chuẩn và quy định chung về đóng gói hàng hoá

Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả, có một số tiêu chuẩn và quy định chung mà bạn cần nắm vững:

• Đóng gói cẩn thận, phù hợp với từng loại hàng: Hàng hóa cần được bao bọc kỹ lưỡng bằng vật liệu phù hợp với đặc tính sản phẩm. Đặc biệt, hàng dễ vỡ phải dùng thêm vật liệu chống sốc (mút xốp, giấy bọt khí). Quan trọng là phải chèn lót kỹ, không để khoảng trống trong gói hàng khiến hàng hóa bị xê dịch, va đập.
• Niêm phong chắc chắn: Sử dụng băng keo chất lượng tốt, bản rộng để dán kín các mép, góc và đường nối của thùng hàng. Dán nhiều lớp theo hình chữ H hoặc đan chéo để tăng độ chắc chắn. Tuyệt đối không dùng dây thừng, dây vải, ghim bấm để niêm phong vì chúng không đảm bảo an toàn và có thể làm rách thùng.
• Thông tin đầy đủ, chính xác: Ghi rõ ràng, chính xác thông tin người gửi và người nhận (họ tên, số điện thoại, địa chỉ chi tiết) trên mặt phẳng lớn nhất của kiện hàng. Thông tin đầy đủ giúp việc giao hàng nhanh chóng, tránh thất lạc hay hoàn hàng. Nếu có mã vận đơn, cần dán ở vị trí dễ thấy.

4. Cách đóng gói hàng hóa an toàn cho từng loại hàng 

Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc tính, mức độ dễ vỡ và yêu cầu bảo quản khác nhau, để đảm bảo chúng giữ được chất lượng, sự nguyên vẹn và an toàn tuyệt đối trong suốt quá trình vận chuyển đến tay khách hàng. Dưới đây là những cách thức đóng gói chi tiết, đúng chuẩn và hiệu quả cho từng loại hàng cụ thể mà bạn cần biết.

4.1 Cách đóng gói hàng điện tử và hàng hóa giá trị cao

Đối với các mặt hàng điện tử và có giá trị cao, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn vật liệu chống sốc: Sử dụng các loại vật liệu chuyên dụng như mút xốp PE/PU foam, giấy bọt khí dày để chống va đập và tĩnh điện.
• Bước 2: Bọc sản phẩm: Quấn nhiều lớp vật liệu chống sốc quanh sản phẩm và cố định bằng băng keo. Nếu còn hộp gốc của nhà sản xuất, hãy bọc thêm lớp chống sốc bên ngoài hộp đó trước khi cho vào thùng vận chuyển.
• Bước 3: Chọn thùng chứa: Sử dụng thùng carton cứng, có kích thước vừa vặn, không quá lớn so với sản phẩm sau khi đã bọc lót.
• Bước 4: Chèn lót kỹ: Lấp đầy tất cả khoảng trống trong thùng bằng mút xốp, giấy vụn hoặc hạt xốp để sản phẩm được cố định hoàn toàn, không bị lung lay.
• Bước 5: Dán nhãn cảnh báo: Cân nhắc dán thêm nhãn "Hàng dễ vỡ" hoặc "Xin nhẹ tay".

4.2 Bí quyết đóng gói hàng hóa thủy tinh, đồ gốm sứ dễ vỡ

Để đảm bảo an toàn cho mặt hàng cực kỳ dễ vỡ này:

• Bước 1: Bọc riêng từng món: Dùng giấy bọt khí dày quấn chặt 2-3 lớp quanh từng sản phẩm. Đặc biệt chú ý các góc cạnh, quai cầm, miệng bình và các chi tiết mỏng manh khác.
• Bước 2: Chuẩn bị thùng carton: Chọn thùng carton cứng (loại 5 lớp là tốt nhất). Nếu đóng gói nhiều món, nên dùng thùng có vách ngăn để chúng không va vào nhau.
• Bước 3: Chèn lót thật dày: Lấp kín mọi khoảng trống giữa các sản phẩm và giữa sản phẩm với thành thùng bằng giấy báo vò nhàu, xốp, trấu sạch hoặc hạt xốp. Không được để lại bất kỳ khoảng trống nào.
• Bước 4: Niêm phong thùng: Dán băng keo chắc chắn quanh các mép, góc và đáy thùng.
• Bước 5: Dán nhãn "Hàng dễ vỡ": Dán nhãn cảnh báo "Hàng dễ vỡ - Xin nhẹ tay" ở nhiều mặt của thùng để dễ nhận biết.

4.3 Mẹo đóng gói hàng mỹ phẩm

Với mỹ phẩm, đặc biệt là dạng lỏng, cần chú ý chống tràn và va đập, dưới đây là cách đóng gói hàng hóa mỹ phẩm:

• Bước 1: Kiểm tra và cố định nắp: Vặn chặt nắp chai/lọ. Có thể dùng băng keo hoặc màng co quấn quanh miệng nắp để đảm bảo không bị rò rỉ.
• Bước 2: Bọc chống thấm và chống sốc: Bọc từng sản phẩm bằng túi zip hoặc màng co chống thấm, sau đó quấn thêm lớp giấy bọt khí chống va đập bên ngoài.
• Bước 3: Cố định trong thùng: Đặt các sản phẩm vào thùng carton và lấp đầy các khoảng trống bằng xốp, mút, hoặc hạt nở để chúng không bị xê dịch.
• Bước 4: Xử lý hàng nhỏ: Với các mẫu thử hoặc phụ kiện nhỏ, nên cho vào túi zip hoặc hộp nhỏ trước khi đặt vào thùng lớn để tránh thất lạc.

4.4 Hướng dẫn đóng gói sách, đồ văn phòng phẩm

Để sách vở, tài liệu không bị ẩm, nhàu hay trầy xước:

• Bước 1: Bọc bảo vệ: Sử dụng túi nilon, túi chống bóc hoặc màng co để bọc từng cuốn sách, tập vở nhằm chống trầy xước và ẩm ướt.
• Bước 2: Chọn bao bì ngoài: Đặt sản phẩm vào thùng carton cứng (nếu số lượng nhiều) hoặc phong bì carton cứng (nếu ít hoặc là tài liệu mỏng).
• Bước 3: Gia cố nếu cần: Nếu đơn hàng nặng (nhiều sách), hãy dán băng keo kỹ lưỡng cả nắp và đáy thùng.
• Bước 4: Đóng gói tài liệu quan trọng: Cân nhắc sử dụng túi đựng văn kiện chuyên dụng để tăng độ bảo mật.
• Bước 5: Dán nhãn (nếu cần): Nếu là tài liệu không được uốn cong, hãy dán nhãn "Không gập, uốn cong".

>> Có thể hữu ích với bạn: Hướng dẫn cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh an toàn

4.5 Quy định đóng gói mặt hàng đồ gia dụng kích thước lớn và vừa

Các mặt hàng như nồi cơm điện, lò vi sóng, quạt máy... cần được bảo vệ cẩn thận.

• Nếu còn bao bì của nhà sản xuất (thùng carton và xốp định hình), hãy giữ nguyên và chỉ cần bọc thêm một lớp chống thấm (màng PE) bên ngoài nếu cần.
• Nếu không còn bao bì gốc, hãy dùng giấy bóng khí chống sốc (bubble wrap) loại dày (tối thiểu 5cm), quấn kín nhiều lớp quanh sản phẩm. Tháo rời các bộ phận có thể tách rời (như chân quạt, khay lò vi sóng) và bọc riêng chúng.
• Đặt sản phẩm đã bọc vào thùng carton 3 lớp hoặc 5 lớp loại cứng, có kích thước phù hợp. Chèn thêm xốp, giấy báo vò nhàu vào các khoảng trống để cố định sản phẩm, không cho di chuyển trong thùng.
• Nếu sản phẩm cần lắp ráp lại, hãy dán nhãn hướng dẫn lắp ráp bên ngoài thùng.

4.6 Hướng dẫn đóng gói hàng chất lỏng, nước giải khát

Mặt hàng này có nguy cơ rò rỉ cao, cách đóng gói hàng hóa này như sau:

• Bước 1: Bảo vệ miệng chai: Đảm bảo nắp được vặn chặt. Dùng băng keo hoặc màng co quấn kỹ quanh miệng chai/lọ để chống rò rỉ tối đa.
• Bước 2: Chọn thùng chứa chắc chắn: Nên dùng thùng gỗ, thùng nhựa cứng hoặc thùng carton loại dày, cứng cáp.
• Bước 3: Sử dụng vật liệu thấm hút: Lót đáy thùng và chèn vào các khe hở giữa các chai/lọ bằng vật liệu thấm hút tốt như mùn cưa sạch, vải vụn để hạn chế thiệt hại nếu có rò rỉ.
• Bước 4: Sử dụng vách ngăn: Nếu đóng gói nhiều chai/lọ, bắt buộc phải dùng vách ngăn bằng carton cứng hoặc xốp để ngăn chúng va đập vào nhau.
• Bước 5: Dán nhãn cảnh báo: Dán nhãn "Hàng dễ vỡ" và đặc biệt là "Để thẳng đứng" (This Way Up) lên các mặt thùng.

4.7 Quy cách đóng gói hàng hóa giày dép, quần áo giữ form dáng và tránh bụi bẩn

Mặt hàng thời trang thường dễ đóng gói hơn nhưng vẫn cần lưu ý để giữ được chất lượng sản phẩm.

• Quần áo (áo thun, quần jean), giày dép thường đã có hộp hoặc túi của nhà sản xuất. Bạn chỉ cần cho sản phẩm vào túi nilon hoặc túi niêm phong chuyên dụng và dán kín miệng túi là đủ.
• Gấp gọn quần áo một cách hợp lý để tránh nhăn nhàu và giữ form dáng. Đối với giày, có thể chèn thêm giấy vào bên trong để giữ form, đặc biệt là các loại giày da hoặc giày cần giữ dáng chuẩn.
• Nên sử dụng túi tối màu (đen, xám, bạc) để đảm bảo tính riêng tư cho gói hàng.
• Chọn túi dày dặn, chống thấm nước và khó rách.

4.8 Đóng gói hàng hóa đặc biệt có hình trụ dài (cần câu, tranh, bóng đèn...)

Các vật dụng dài và dễ gãy/cong như cần câu, tranh cuộn, ống đèn tuýp đòi hỏi cách đóng gói đặc biệt.

• Đặt sản phẩm vào bên trong một ống nhựa cứng (ống nước PVC) hoặc ống carton tròn dày có đường kính và chiều dài phù hợp.
• Dùng nắp chuyên dụng hoặc băng keo bản lớn bịt kín và chắc chắn hai đầu ống.
• Quấn thêm 2-3 lớp giấy bubble (bọt khí) quanh thân ống để tăng cường khả năng chống va đập từ bên ngoài.
• Dán tem cảnh báo "Hàng dễ vỡ" hoặc "Cẩn thận, hàng dài" lên thân ống.

5. Quy trình 5 bước đóng gói sản phẩm đúng cách

Để đảm bảo quá trình đóng gói đầy đủ và hiệu quả, bạn có thể tham khảo quy trình đóng gói sản phẩm đúng cách gồm 5 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đóng gói

Trước khi đóng gói, cần kiểm tra sản phẩm kỹ lưỡng, chuẩn bị đầy đủ vật liệu như thùng carton, túi hàng, xốp, giấy bọt khí, băng keo, kéo... Đồng thời vệ sinh khu vực làm việc và đo chính xác kích thước, trọng lượng sản phẩm để chọn bao bì phù hợp.

Bước 2: Thực hiện đóng gói sản phẩm an toàn

Bắt đầu bằng cách bọc kỹ sản phẩm bằng giấy bọt khí, màng PE hoặc xốp. Sau đó, đặt vào thùng carton hoặc túi đóng hàng. Cuối cùng, dùng vật liệu đệm như xốp, giấy báo vò hoặc hạt nở chèn kín khoảng trống để cố định hàng hóa, tránh xê dịch khi vận chuyển.

Bước 3: Ghi nhãn và hoàn thiện thông tin vận chuyển

Sau khi đóng gói, hãy ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ và số điện thoại của người gửi và người nhận lên mặt lớn nhất của kiện hàng hoặc phiếu gửi. Nếu hàng cần lưu ý đặc biệt (dễ vỡ, để thẳng, tránh nước...), cần ghi rõ. Cuối cùng, nếu có mã vận đơn, hãy in và dán ở vị trí dễ thấy, mã vạch rõ ràng, không bị che hay nhòe để thuận tiện theo dõi.

Bước 4: Kiểm tra và đảm bảo kiện hàng chắc chắn

Trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, kiểm tra lại kiện hàng để đảm bảo thùng đủ cứng, băng keo niêm phong chắc chắn. Lắc nhẹ kiện hàng để xem sản phẩm có bị xê dịch không. Xác nhận lại thông tin trên nhãn dán và chụp ảnh kiện hàng đã đóng gói để lưu hồ sơ, phòng ngừa vấn đề phát sinh sau này.

Bước 5: Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Khi kiện hàng đã sẵn sàng, bàn giao cho nhân viên giao nhận của đơn vị vận chuyển. Với các đơn hàng giá trị cao, bạn có thể yêu cầu lập biên bản giao nhận. Nếu có yêu cầu đặc biệt về vận chuyển (như giữ mát, không xếp chồng nặng), hãy thông báo cho nhân viên giao nhận. Sau khi bàn giao, sử dụng mã vận đơn để theo dõi và xác nhận với người nhận khi hàng đã được giao thành công.

6. Những lỗi đóng gói thường gặp và cách khắc phục?

Dưới đây là 4 lỗi đóng gói thường gặp và cách khắc phục để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả:

6.1 Đóng gói lỏng lẻo, không đủ vật liệu đệm

Việc đóng gói lỏng lẻo, không chèn đủ vật liệu đệm sẽ khiến hàng hóa bị xê dịch tự do bên trong thùng khi vận chuyển. Điều này dẫn đến nguy cơ va đập vào thành thùng hoặc va chạm vào nhau, gây ra móp méo, trầy xước, thậm chí là nứt vỡ. 

Để khắc phục, hãy luôn đảm bảo chèn kín mọi khoảng trống bằng vật liệu đệm phù hợp như xốp, giấy báo vò nhàu, hạt nở... sao cho hàng hóa được cố định chắc chắn và không thể di chuyển khi lắc nhẹ thùng.

6.2 Niêm phong không kỹ, tiết kiệm băng keo quá mức

Niêm phong thùng hàng không kỹ, đặc biệt là việc tiết kiệm băng keo quá mức, có thể khiến thùng hàng dễ bị bung hoặc mở ra trong quá trình vận chuyển, dẫn đến nguy cơ rơi, thất lạc hàng hóa bên trong và làm mất an toàn cho kiện hàng. 

Cách khắc phục là sử dụng băng keo chất lượng tốt, có bản rộng và độ dính cao. Hãy dán băng keo nhiều lớp, đặc biệt gia cố kỹ các mép nối và góc thùng theo hình chữ H hoặc dán chéo để tăng cường độ chắc chắn.

6.3 Thiếu thông tin liên hệ của người gửi hoặc người nhận

Việc thiếu hoặc sai sót thông tin liên hệ của người gửi hoặc người nhận (địa chỉ không đầy đủ, sai số điện thoại) sẽ gây khó khăn rất lớn cho nhân viên giao hàng khi cần liên lạc hoặc xác nhận địa chỉ. Điều này dễ dẫn đến tình trạng giao hàng chậm trễ, không thể liên hệ được người nhận và cuối cùng là phải hoàn hàng về, gây tốn kém thời gian và chi phí cho cả người gửi và người nhận. 

Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi ghi hoặc dán lên kiện hàng, có thể sử dụng một checklist để đảm bảo không bỏ sót chi tiết nào.

6.4 Sử dụng vật liệu đóng gói cũ, hư hỏng

Sử dụng các vật liệu đóng gói đã cũ, hư hỏng như thùng carton bị mềm, móp méo, băng keo bị rách, giảm độ dính hoặc bao nilon bị thủng, hỏng sẽ không thể đảm bảo khả năng bảo vệ sản phẩm một cách tốt nhất. Chất lượng đóng gói bị suy giảm đáng kể, làm tăng nguy cơ hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. 

Cách tốt nhất là luôn ưu tiên sử dụng vật liệu đóng gói mới, còn nguyên vẹn và đảm bảo độ bền. Mặc dù có thể tốn thêm một chút chi phí ban đầu, nhưng nó sẽ giúp bạn tránh được những thiệt hại lớn hơn nhiều nếu hàng hóa không may bị hư hỏng.

Như vậy, việc nắm vững hướng dẫn cách đóng gói hàng hoá đúng chuẩn đóng vai trò cực kỳ quan trọng, không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm an toàn mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu. Từ việc lựa chọn vật liệu phù hợp, thực hiện các bước đóng gói cẩn thận cho từng loại hàng hóa, đến việc tuân thủ các quy định chung, tất cả đều nhằm mục đích cuối cùng là đảm bảo kiện hàng đến tay người nhận một cách nguyên vẹn. Sau khi bạn đã hoàn thành xuất sắc khâu chuẩn bị và đóng gói, hãy lựa chọn một đơn vị vận chuyển đáng tin cậy để đồng hành cùng bạn trong bước cuối cùng.

>>Tham khảo: Hướng dẫn cách đóng gói hàng Lazada theo đúng quy định