Cách gửi hàng cho shipper với 5 bước đơn giản, nhanh chóng

Bạn đang cần gửi hàng cho shipper nhưng băn khoăn về quy trình và cách đảm bảo an toàn? Để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu quả, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố then chốt. Bài viết này, Ahamove sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 5 bước gửi hàng cho shipper hiệu quả và an toàn, từ khâu đóng gói chuyên nghiệp, đánh giá chính xác hàng hóa, đến lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp và hoàn thiện giấy tờ cần thiết. Đồng thời, chúng tôi sẽ chia sẻ các mẹo tiết kiệm chi phí cùng những lưu ý quan trọng ngay tại thời điểm bàn giao, giúp bạn yên tâm khi gửi bất kỳ kiện hàng nào.

1. Quy trình 5 bước gửi hàng cho shipper hiệu quả

Để đảm bảo việc gửi hàng cho shipper diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng nhất thì dưới đây là 5 bước để gửi hàng đến tay shipper đơn giản:

Bước 1: Chuẩn bị đơn hàng kỹ lưỡng trước khi gửi

Trước khi gửi hàng, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra thuận lợi, tránh rủi ro và thể hiện sự chuyên nghiệp. Có 3 bước chuẩn bị cụ thể bao gồm:

• Kiểm tra sản phẩm: Đảm bảo hàng hóa đúng số lượng, không lỗi, trầy xước hoặc hư hỏng, xác minh cả số lượng và chủng loại.
• Đóng gói cẩn thận: Sử dụng vật liệu bảo vệ phù hợp. Hàng dễ vỡ như ly thủy tinh, đồ gốm sứ cần được bọc ít nhất 3-5 lớp bong bóng khí và đặt trong thùng carton chắc chắn có chèn xốp hoặc mút. Hàng chứa chất lỏng cần đóng kín và bao bọc bằng túi zip chống rò rỉ. Hàng có giá trị cao nên dùng tem niêm phong hoặc túi chống sốc.Hàng thực phẩm tươi sống phải được bảo quản lạnh bằng đá khô hoặc túi gel giữ nhiệt trong thùng xốp chuyên dụng, đặc biệt khi vận chuyển đi xa. 

Để đảm bảo hàng hóa dễ vỡ được vận chuyển an toàn tuyệt đối, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về cách đóng gói hàng dễ vỡ an toàn

Bước 2: Đánh giá chính xác tính chất và kích thước hàng hóa

Việc đánh giá chính xác kích thước, trọng lượng và tính chất của hàng hóa là yếu tố then chốt giúp bạn chọn được dịch vụ vận chuyển phù hợp và tính toán chi phí chính xác. Cụ thể, bạn cần lưu ý 3 điểm sau:

Kích thước và trọng lượng:

• Xác định đúng trọng lượng và đo kích thước hàng hóa là thông tin quan trọng để chọn dịch vụ vận chuyển và tính toán phí.
• Quy tắc: Trọng lượng quy đổi = (dài x rộng x cao)/5000 (theo cm), được áp dụng cho các hàng hóa mang tính cồng kềnh nhưng nhẹ.

Tính chất hàng hóa: Tùy thuộc vào tính chất, hàng hóa có thể yêu cầu quy trình vận chuyển và đóng gói chuyên biệt:

• Hàng đông lạnh: Cần sử dụng thùng giữ nhiệt và đá khô hoặc túi gel giữ nhiệt để duy trì nhiệt độ ổn định.
• Hàng hóa nguy hiểm (chất lỏng dễ cháy, pin lithium, hóa chất): Bắt buộc phải thông báo rõ ràng cho đơn vị vận chuyển và sử dụng bao bì chuyên dụng theo quy định an toàn.

Giá trị hàng hóa: Luôn ghi nhận giá trị chính xác của hàng hóa để có cơ sở yêu cầu bồi thường nếu không may xảy ra mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Đối với những kiện hàng có giá trị cao trên 10 triệu đồng, việc mua bảo hiểm vận chuyển là vô cùng cần thiết để bảo vệ tối đa quyền lợi của bạn

Bước 3: Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp với nhu cầu

Dưới đây là bảng tổng hợp 3 hình thức vận chuyển, cùng với các tiêu chí ưu điểm, nhược điểm và đối tượng hàng hóa phù hợp.

Ngoài ra, bạn cần xem xét các yếu tố như thời gian giao hàng, chi phí, phạm vi hoạt động của đơn vị vận chuyển để đưa ra lựa chọn tối ưu.

Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ và chứng từ cần thiết

Để quá trình gửi hàng diễn ra minh bạch, suôn sẻ và bảo vệ quyền lợi của cả người gửi lẫn người nhận, việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ là không thể thiếu. Dưới đây là những chứng từ quan trọng bạn cần có:

• Phiếu gửi hàng: "Đây là tài liệu bắt buộc, cần điền đầy đủ và chính xác thông tin về người gửi, người nhận, địa chỉ, số điện thoại, loại hàng hóa, trọng lượng và số lượng. Phiếu gửi hàng giúp shipper xác định đúng điểm đến và thông tin liên hệ."
• Hóa đơn bán hàng: "Nếu hàng hóa là sản phẩm bán ra, hóa đơn sẽ là bằng chứng giao dịch quan trọng, giúp tránh phát sinh các vấn đề về giá trị hoặc nguồn gốc sau này."
• Mã vận đơn: Số vận đơn là mã định danh duy nhất cho mỗi kiện hàng, cho phép bạn và người nhận theo dõi lộ trình vận chuyển của hàng hóa một cách dễ dàng qua hệ thống của đơn vị vận chuyển.
• Giấy tờ khác (nếu có): Tùy thuộc vào loại hàng hóa, bạn có thể cần bổ sung chứng từ xuất xứ (CO), giấy chứng nhận chất lượng (CQ), hoặc các giấy phép đặc biệt khác (ví dụ: giấy phép vận chuyển động vật sống, hóa chất).

Bước 5: Liên hệ và gửi hàng hóa cho shipper

Khi mọi khâu chuẩn bị đã hoàn tất, bước cuối cùng là liên hệ và bàn giao kiện hàng cho đơn vị vận chuyển. Việc chủ động liên hệ trước sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây là 3 lợi ích khi liên hệ trước với shipper bao gồm:

• Xác nhận chi phí: Dựa trên kích thước, trọng lượng và loại hàng hóa để tính chính xác phí vận chuyển, tránh các khoản phát sinh.
• Đặt lịch lấy hàng: Chọn dịch vụ lấy hàng tận nơi hoặc tìm bưu cục gần nhất để gửi hàng, đảm bảo thuận tiện và ngày giờ lấy / gửi hàng.
• Tư vấn dịch vụ kèm theo: Nhận thông tin chi tiết về các dịch vụ như thu hộ (COD), bảo hiểm hàng hóa, hoặc xử lý đặc biệt cho hàng dễ vỡ, đông lạnh.

Cách thức liên hệ:

• Hotline: Gọi trực tiếp để được tư vấn nhanh chóng và hỗ trợ tức thì.
• Ứng dụng/Website: Đặt lịch, theo dõi đơn hàng, và quản lý giao dịch dễ dàng qua nền tảng trực tuyến.
• Email: Phù hợp khi gửi số lượng lớn hoặc cần trao đổi chỉ tiết về hợp đồng vận chuyển.

Tuy nhiên để đảm bảo an toàn và tránh rủi ro trong quá trình bàn giao hàng hóa, bạn cần tuân thủ quy trình rõ ràng với 5 lưu ý chi tiết dưới đây:

• Kiểm tra thông tin shipper: Xác nhận danh tính shipper qua đồng phục, thẻ nhân viên hoặc ứng dụng vận chuyển để đảm bảo đúng người nhận hàng.
• Xác nhận đồng kiểm hàng hóa: Đồng kiểm với shipper để kiểm tra số lượng, loại hàng hóa và tình trạng gói hàng. Đánh dấu hàng dễ vỡ hoặc cần bảo quản đặc biệt.
• Ghi nhận yêu cầu giao hàng: Nhắc shipper về các thông tin quan trọng như thời gian giao, địa chỉ, yêu cầu bổ sung (COD, gọi trước khi giao).
• Ký nhận bàn giao hàng: Yêu cầu shipper ký nhận để xác nhận đã nhận hàng, ghi lại thông tin chi tiết như thời gian, tên shipper và mã vận đơn.
• Lưu trữ thông tin vận chuyển: Lấy mã vận đơn, chụp ảnh hàng hóa trước khi bàn giao để có bằng chứng giải quyết khiếu nại nếu cần.

Thực hiện 5 bước trên không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả người bán và shipper trong quá trình vận chuyển, tạo sự chuyên nghiệp và tin tưởng giữa các bên.

2. Mẹo tiết kiệm chi phí khi gửi hàng cho shipper

Dưới đây là 4 mẹo hữu ích giúp bạn tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận chuyển:

• Gộp nhiều đơn hàng: Gộp các đơn hàng giao cùng khu vực hoặc tuyến đường để giảm chi phí vận chuyển, thay vì gửi riêng từng đơn.
• Chọn khung giờ gửi hàng giá rẻ: Gửi hàng vào khung giờ ít cao điểm (6:00 - 9:00 sáng, 11:00 - 13:00 trưa) để tiết kiệm chi phí và tránh kẹt xe.
• Tận dụng mã giảm giá: Sử dụng mã giảm giá hoặc chương trình khuyến mãi từ nền tảng vận chuyển để giảm chi phí.
• So sánh chi phí giữa các dịch vụ: So sánh chi phí giữa các nền tảng vận chuyển để chọn dịch vụ với mức giá tốt nhất, đặc biệt cho đơn hàng liên tỉnh hoặc giá trị cao.

3. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín

3.1. Các tiêu chí quan trọng khi lựa chọn

Khi quyết định gửi hàng qua bất kỳ đơn vị vận chuyển nào, bạn cần cân nhắc các tiêu chí sau để đảm bảo chất lượng dịch vụ và an toàn cho kiện hàng của mình:

• Phù hợp với nhu cầu: Thời gian giao hàng cam kết, chi phí vận chuyển và phạm vi hoạt động của đơn vị có đáp ứng yêu cầu của bạn?
• Chính sách minh bạch: Quy định về đóng gói, bảo quản hàng hóa, và quy trình xử lý sự cố có rõ ràng không?
• Hệ thống theo dõi đơn hàng: Đơn vị có cung cấp mã vận đơn và hệ thống theo dõi real-time để bạn chủ động kiểm soát lộ trình không?
• Chính sách bồi thường và bảo hiểm: Mức độ bảo hiểm cho hàng hóa mất mát/hư hỏng có đủ để bảo vệ giá trị kiện hàng của bạn?
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Đội ngũ hỗ trợ có nhanh chóng, chuyên nghiệp và sẵn sàng giải đáp thắc mắc không?

3.2 Tại sao chọn dịch vụ giao hàng tại Ahamove?

Ahamove là đơn vị cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh chóng, lấy hàng tận nơi chuyên nghiệp, phù hợp với mọi hình thức kinh doanh. Dưới đây là chi tiết 5 yếu tố nên chọn dịch vụ giao hàng tại Ahamove: 

• Nhanh chóng, linh hoạt: Giao hàng nhanh chóng và hỏa tốc chỉ từ 30 phút, hoạt động liên tục 24/7, kể cả cuối tuần và ngày lễ.
• Phí cạnh tranh, minh bạch: Bảng giá rõ ràng, không phụ phí ẩn, miễn phí COD đơn dưới 2 triệu và 0,88% cho đơn trên 2 triệu VND.
• Đa dạng loại hình: Hỗ trợ nhiều dịch vụ như xe máy, xe tải, giao đa điểm, thu hộ COD, đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển từ cá nhân đến doanh nghiệp.
• Theo dõi đơn hàng real-time: Chủ động kiểm soát tiến trình giao hàng qua ứng dụng, minh bạch trạng thái từng đơn.
• Chính sách bảo hiểm rõ ràng: Hỗ trợ đồng kiểm, bảo hiểm hàng hóa 70% giá trị đơn hàng có hóa đơn GTGT và 100% giá trị đơn hàng với hóa đơn mua vào. 

Câu hỏi thường gặp khi gửi hàng cho shipper

Shipper Ahamove có đến tận nhà lấy hàng không? 

Có, Ahamove có dịch vụ giao hàng tận nơi, tức là shipper sẽ đến lấy hàng tại địa chỉ của bạn và giao đến địa chỉ người nhận. Bạn có thể đặt dịch vụ này thông qua ứng dụng Ahamove và chọn các dịch vụ giao hàng phù hợp với nhu cầu như Siêu tốc, Siêu tốc - Tiết kiệm, 2H, 4H, hoặc Xe tải Tiết kiệm, tùy thuộc vào khoảng cách và thời gian giao hàng mong muốn. 

Gửi hàng qua shipper mất bao lâu thì tới nơi?

Thời gian gửi hàng qua shipper phụ thuộc vào dịch vụ vận chuyển bạn chọn (hỏa tốc, tiêu chuẩn) và khoảng cách địa lý. Ví dụ, với dịch vụ Ahamove Hỏa tốc, đơn hàng nội thành có thể đến nơi chỉ sau 30 phút - 2 giờ. Đối với các tuyến liên tỉnh, thời gian dao động từ 1-3 ngày tùy thuộc vào địa điểm.

Tóm lại, việc gửi hàng cho shipper hiệu quả và an toàn là một quy trình đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ từ khâu đóng gói, đánh giá hàng hóa, lựa chọn dịch vụ đến hoàn thiện giấy tờ. Bằng cách áp dụng quy trình 5 bước chi tiết cùng những mẹo tiết kiệm chi phí và lưu ý quan trọng đã được chia sẻ, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về mỗi kiện hàng của mình. Hãy luôn chủ động trong mọi khâu để đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận đúng hẹn và nguyên vẹn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác vận chuyển nhanh chóng, minh bạch và chuyên nghiệp, đừng ngần ngại trải nghiệm các dịch vụ của Ahamove. Hãy liên hệ tổng đài 1900 545 411 hoặc tải ứng dụng Ahamove ngay hôm nay để khám phá các giải pháp giao hàng tối ưu và nhận được sự hỗ trợ tốt nhất cho mọi nhu cầu vận chuyển của bạn!"