Làm gì khi đơn hàng gửi đi bị thất lạc? Kinh nghiệm xử lý cho chủ shop
Đơn hàng bị thất lạc luôn là nỗi lo của các shop kinh doanh online bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của shop, khiến khách hàng phàn nàn, làm mất thời gian để xử lý khiếu nại và gây ảnh hưởng đến doanh thu. Nếu shop đang loay hoay không biết xử lý thế nào khi đơn hàng gửi đi bị thất lạc tham khảo ngay bài viết sau đây của Ahamove.
Trong bài viết này, Ahamove sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xử lý khi gặp tình huống đơn hàng bị thất lạc, phân tích nguyên nhân phổ biến gây ra vấn đề này và đưa ra một số biện pháp phòng tránh hiệu quả. Đồng thời, Ahamove sẽ giới thiệu đến bạn chính sách xử lý thất lạc đơn hàng minh bạch, rõ ràng của Ahamove - giúp bạn an tâm kinh doanh với chi phí hợp lý.
Cùng bỏ túi những kinh nghiệm xử lý đơn hàng thất lạc ngay sau đây để bảo vệ lợi ích của shop và tối ưu hóa quy trình vận chuyển nhé!.
1. Các bước xử lý khi đơn hàng bị thất lạc
Khi phát hiện đơn hàng bị thất lạc, cần nhanh chóng xử lý đúng quy trình để giảm thiểu thiệt hại và giữ chân khách hàng. Dưới đây là 5 bước cơ bản mà chủ shop cần thực hiện khi thất lạc đơn hàng.
1.1 Kiểm tra thông tin vận đơn
Kiểm tra đối chiếu lại các thông tin cơ bản trên vận đơn như địa chỉ giao nhận, số điện thoại liên hệ và mã vận đơn để đảm bảo không có sai sót từ phía người gửi. Sử dụng mã vận đơn để tra cứu lộ trình giao hàng trên hệ thống tracking của đơn vị vận chuyển, xác định chính xác vị trí cuối cùng của đơn hàng và thời điểm bắt đầu mất dấu. Việc này giúp bạn thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết cho các bước xử lý tiếp theo.
1.2 Liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển
Sau khi có đủ thông tin cần thiết, gọi ngay đến tổng đài hoặc bộ phận hỗ trợ khách hàng của đơn vị vận chuyển để xác minh tình trạng đơn hàng. Cung cấp các thông tin cần thiết và yêu cầu bên đơn vị vận chuyển kiểm tra camera an ninh, hệ thống định vị để truy tìm đơn hàng và làm rõ nguyên nhân thất lạc.;
Đồng thời, chủ shop hãy tìm hiểu kỹ về chính sách đền bù, đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng để hiểu rõ và đảm bảo quyền lợi của mình.
1.3 Thông báo với khách hàng
Khi phát hiện đơn hàng bị thất lạc, chủ shop cần nhanh chóng liên hệ với khách hàng trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hiện sự cố. Gửi lời xin lỗi chân thành và giải thích tình hình minh bạch, trung thực. Đồng thời đưa ra phương án xử lý như gửi lại hàng mới ngay lập tức, hoàn tiền hoặc áp dụng ưu đãi cho đơn hàng tiếp theo như một cách đền bù cho khách hàng.;
Trong quá trình xử lý sự cố, hãy thường xuyên cập nhật tiến trình xử lý cho khách để khách hàng yên tâm và duy trì niềm tin vào dịch vụ của shop.
1.4 Yêu cầu đền bù (nếu có)
Sau khi làm việc với đơn vị vận chuyển, nếu xác định được lỗi thuộc về đơn vị vận chuyển, bạn hãy yêu cầu bồi thường theo đúng hợp đồng hoặc cam kết đã đề ra. Thu thập đầy đủ các chứng từ chứng minh giá trị hàng hóa như hóa đơn nhập hàng, biên bản giao nhận, hình ảnh sản phẩm và các thông tin khác theo yêu cầu của hợp đồng. Gửi yêu cầu bồi thường theo đúng quy trình và thời hạn quy định trong hợp đồng vận chuyển.;
Đối với hàng giá trị cao, cần đảm bảo đã kê khai đúng giá trị và mua bảo hiểm hàng hóa trước khi gửi để được bồi thường tối đa trong trường hợp thất lạc hàng hóa.
1.5 Đánh giá và cải thiện quy trình giao hàng
Sau khi giải quyết xong sự cố, bạn hãy rà soát lại toàn bộ quy trình vận hành từ khâu đóng gói, dán nhãn đến lựa chọn đối tác vận chuyển. Cải thiện các điểm yếu như tăng cường kiểm tra kép thông tin, sử dụng bao bì chắc chắn hơn, chụp ảnh sản phẩm trước khi gửi. Ưu tiên hợp tác với các đơn vị vận chuyển có hệ thống tracking theo thời gian thực, chính sách đền bù minh bạch và tỷ lệ thất lạc thấp để giảm rủi ro trong tương lai.
2. Làm gì để phòng tránh tình trạng thất lạc đơn hàng?
Việc áp dụng các biện pháp phòng ngừa sự cố từ đầu sẽ giúp shop giảm 70 - 80% nguy cơ mất đơn hàng. Sau đây là 4 bí quyết giúp hạn chế tình trạng thất lạc đơn hàng:
- Điền đầy đủ thông tin trên đơn hàng: Ghi rõ họ tên, số điện thoại, địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) của người nhận. Bổ sung mã bưu chính và điểm nhận dạng đặc biệt (gần trường học, chợ, v.v.).
- Chọn giấy in chống nước, khó phai để in thông tin vận đơn: Sử dụng loại giấy in chuyên dụng như decal nhiệt vừa rẻ vừa chắc chắn, chống nước, chống trầy xước để in thông tin vận đơn. Tránh trường hợp tem bị mất thông tin làm thất lạc hàng hóa.
- Lưu giữ thông tin và vận đơn một cách cẩn thận: Chụp ảnh vận đơn trước khi giao cho bên vận chuyển, biên bản giao nhận, lưu trữ trên hệ thống quản lý hoặc cloud để dễ dàng truy xuất khi cần.
- Kê khai giá trị hàng hóa trước khi gửi: Với hàng giá trị trên 3 triệu đồng (hoặc khoảng 125 USD), nên mua thêm bảo hiểm hàng hóa để được bồi thường tối đa khi xảy ra sự cố.
- Hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín: Lựa chọn đơn vị vận chuyển có uy tín, kinh nghiệm, có hệ thống theo dõi đơn hàng và chính sách đền bù rõ ràng và tỷ lệ giao hàng thành công cao để giảm rủi ro thất lạc hàng hóa.
3. Ahamove xử lý sự cố thất lạc đơn hàng như thế nào?
Ahamove là đơn vị vận chuyển chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh chóng, uy tín với công nghệ định vị GPS theo thời gian thực, giúp khách hàng theo dõi hành trình đơn hàng liên tục. Khi xảy ra sự cố thất lạc, Ahamove cam kết xử lý theo quy trình chuẩn, minh bạch.
Bước 1: Tiếp nhận báo cáo sự cố từ khách hàng
Khách hàng hoặc đối tác khi phát hiện đơn hàng bị thất lạc cần nhanh chóng báo cáo sự cố đến bộ phận CSKH của Ahamove qua 4 phương thức:
- Hotline: 1900.54.54.11 (hoạt động 24/7)
- Email: support@ahamove.com
- Mục Trợ giúp trên ứng dụng Ahamove
- Chat trực tiếp với CSKH qua app Ahamove
Khi báo cáo, khách hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin gồm:
- Mã đơn hàng và thông tin chi tiết về gói hàng
- Thời gian và địa điểm phát hiện mất hàng
- Hình ảnh minh chứng (nếu có)
- Hóa đơn giá trị hàng hóa gốc
- Biên bản giao nhận với tài xế (nếu có)
Bước 2: Tiếp nhận và xác minh thông tin
Trong vòng 24 giờ sau khi nhận được báo cáo, bộ phận Chăm sóc khách hàng của Ahamove sẽ liên hệ lại với khách hàng để xác nhận thông tin và hướng dẫn các thủ tục tiếp theo.
Trong vòng 30 ngày làm việc, Ahamove sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống tracking, camera tài xế, phối hợp với tài xế điều tra nguyên nhân và cập nhật tiến độ xử lý cho khách hàng mỗi 72 giờ.
Bước 3: Giải quyết và bồi thường
Nếu xác định sự cố thất lạc đơn hàng là do lỗi của Ahamove trong quá trình cung ứng dịch vụ, Ahamove sẽ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho khách hàng. Chi tiết chính sách bồi thường của Ahamove như sau:
- Bồi thường 100% giá trị thực tế của hàng hóa dựa trên hóa đơn hợp lệ do khách hàng cung cấp.
- Giới hạn bồi thường tối đa lên đến 10 triệu đồng/đơn hàng (hoặc khoảng 415 USD) cho dịch vụ tiêu chuẩn.
- Với dịch vụ có mua bảo hiểm, mức bồi thường cao hơn theo giá trị kê khai ban đầu.
Thời gian phản hồi kết quả đền bù thường là 7–10 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ khách hàng.
Lưu ý:
- Khiếu nại chỉ được giải quyết nếu người khiếu nại là khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ và thực hiện đúng quy trình báo cáo.
- Nếu không liên hệ được tổng đài, khách hàng nên sử dụng các kênh hỗ trợ khác như trò chuyện nhanh trên ứng dụng hoặc gửi email để tiết kiệm thời gian.
Thất lạc đơn hàng là sự cố không mong muốn nhưng có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. Bài viết trên đã cung cấp cho bạn 5 bước xử lý cơ bản khi gặp tình huống này, phân tích các nguyên nhân phổ biến và đề xuất các biện pháp phòng tránh hiệu quả.
Ahamove với quy trình xử lý sự cố trong 24 giờ, chính sách bồi thường minh bạch và công nghệ theo dõi đơn hàng tiên tiến sẽ là đối tác đáng tin cậy cho các chủ shop. Liên hệ ngay với Ahamove qua hotline 1900 54 54 11 hoặc tải ứng dụng để trải nghiệm dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro thất lạc đến mức thấp nhất.
Xem thêm: