Phân loại hàng hóa là gì? Nguyên tắc phân loại hàng hóa đúng cách
Với nhịp độ kinh doanh số hóa ngày càng sôi nổi, shop online và doanh nghiệp nhỏ cần giải pháp quản lý hàng hóa thông minh để tiết kiệm chi phí, vận hành hiệu quả, và làm hài lòng khách hàng. Phân loại hàng hóa chính là giải pháp giúp sắp xếp và nhóm sản phẩm theo đặc tính cụ thể không chỉ tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giảm rủi ro hư hỏng và thất thoát trong quá trình vận chuyển. Khi biết cách phân loại đúng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian xử lý, chi phí logistics và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Trong bài viết này, Ahamove sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm phân loại hàng hóa, lợi ích của chúng. Đồng thời nêu một số nguyên tắc và quy trình phân loại hàng hóa tại Ahamove. Hãy cùng khám phá cách tối ưu hóa quá trình vận chuyển thông qua phân loại hàng hóa khoa học!
1. Phân loại hàng hóa là gì?
Phân loại hàng hóa là quá trình sắp xếp và nhóm các sản phẩm theo những đặc tính tương đồng hoặc tiêu chuẩn nhất như khối lượng, kích thước, quy cách đóng gói, địa chỉ giao hàng,… nhằm tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ và vận chuyển. Đây là bước quan trọng giúp shop online tiết kiệm thời gian xử lý đơn, giảm chi phí logistics, và giữ hàng hóa an toàn. Làm tốt bước này, bạn còn đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đáp ứng quy định, và khiến khách hàng hài lòng hơn.
Hiện nay, hàng hóa có thể được phân loại dựa theo nhiều tiêu chí phổ biến như:
- Đặc điểm vật lý: Kích thước, khối lượng, hình dạng (ví dụ: hàng dài, hàng nặng, hàng hình khối, hình trụ...).
- Tính chất hàng hóa: Hàng dễ hư hỏng, hàng nguy hiểm, hàng có giá trị cao.
- Công dụng: Phân loại theo mục đích sử dụng như nguyên liệu sản xuất, hàng tiêu dùng, hàng hóa trung gian, hàng hóa cuối cùng.
- Nguồn gốc: Hàng hóa trong nước, hàng hóa nhập khẩu.
- Ngành nghề: Hàng nông sản, hàng công nghiệp, hàng thủ công mỹ nghệ.
- Quy cách đóng gói: Dạng bao bì, kiện hàng, pallet, thùng, v.v..
2. Phân loại hàng hóa mang lại lợi ích gì?
Việc phân loại hàng hóa khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất hoạt động mà còn tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là 4 lợi ích quan trọng khi thực hiện phân loại hàng hóa:
- Tối ưu không gian lưu trữ:Việc phân loại và sắp xếp hàng hóa khoa học giúp tận dụng tối đa diện tích kho, giảm lãng phí không gian, đơn giản hóa việc tìm kiếm và rút ngắn thời gian làm việc của nhân viên.
- Dễ theo dõi số lượng hàng tồn kho: Việc phân loại hàng hóa giúp doanh nghiệp dễ quản lý và theo dõi số lượng và tình trạng từng nhóm hàng hóa chính xác, dự báo nhu cầu kịp thời, tránh thiếu hụt hay tồn đọng hàng.
- Tối ưu vận chuyển: Phân loại hàng hóa giúp doanh nghiệp chọn phương tiện phù hợp cho từng mặt hàng đặc thù, đồng thời tối ưu diện tích thùng xe và tải trọng cho xe trong mỗi chuyến đi, từ đó giảm chi phí vận chuyển và đảm bảo an toàn hàng hóa.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Phân loại hàng hóa xuất khẩu theo mã HS giúp dễ dàng khai báo hải quan, tính thuế chính xác và tránh các rủi ro pháp lý. Ngoài ra phân loại theo tiêu chuẩn ISO giúp kiểm soát chất lượng hiệu quả, phát hiện sớm sản phẩm không đạt chuẩn, ngăn ngừa thất thoát.
3. Nguyên tắc phân loại hàng hóa đúng cách
Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng biệt cần được phân loại theo các tiêu chí khác nhau để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và an toàn. Dưới đây là 4 nguyên tắc phổ biến nhất khi phân loại hàng hóa.
3.1 Phân loại theo đặc tính vật lý
Phân loại theo đặc tính vật lý là phương pháp phân loại đơn giản nhất, giúp tối ưu không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả trong quá trình xử lý hàng hóa. 3 tiêu chí chính của phương pháp phân loại này gồm:
Phân loại theo kích thước:
- Theo chiều dài: gồm hàng dài (như thanh sắt, gỗ), và hàng ngắn (linh kiện, hộp nhỏ),
- Theo chiều rộng:hàng hóa hẹp (tấm ván mỏng), hoặc hàng hóa rộng (như tấm pallet),
- Theo chiều cao: hàng hóa thấp (hộp giấy) hoặc hàng hóa cao (pallet xếp chồng)
Phân loại theo khối lượng:
- Hàng nhẹ:giấy, vải, đồ nhựa,...
- Hàng nặng: máy móc, nguyên liệu thô,...
Phân loại theo hình dạng:
- Hình khối:hộp, thùng,...
- Hình trụ: ống, cuộn, bình chứa,...
- Hình tròn:bóng, bánh xe,...
3.2 Phân loại theo tính chất hàng hóa
Ngoài quy tắc phân loại hàng hóa theo đặc tính vật lý, để xác định phương thức bảo quản và vận chuyển phù hợp, người ta thường phân loại hàng hóa dựa trên tính chất đặc thù của hàng hóa. Ba nhóm chính trong phân loại này gồm:
- Hàng dễ hư hỏng: Gồm các mặt hàng thực phẩm tươi sống, hoa quả, sản phẩm từ sữa, dược phẩm. Đây là các mặt hàng cần điều kiện bảo quản và vận chuyển đặc biệt như kho lạnh để duy trì chất lượng sản phẩm.
- Hàng nguy hiểm: Các mặt hàng chất nổ, chất độc hại, chất phóng xạ, chất dễ cháy, chất ăn mòn cần phải được tuân thủ nghiêm ngặt các quy định an toàn, tránh gây hại cho con người và môi trường sống.
- Hàng giá trị cao: Một số mặt hàng có giá trị như trang sức, điện thoại, máy tính, đồng hồ cao cấp cần biện pháp bảo vệ chống mất cắp và đảm bảo tính nguyên vẹn.
3.3 Phân loại theo mục đích sử dụng
Việc phân loại hàng hóa theo mục đích sử dụng giúp xác định vai trò của hàng hóa trong chuỗi cung ứng, từ đó có phương án xử lý phù hợp. 3 nhóm phân loại chính bao gồm:
- Nhóm nguyên liệu sản xuất: Gỗ, sắt, vải, nhựa, cao su là nguyên liệu dùng để tạo ra các sản phẩm khác.
- Nhóm hàng tiêu dùng: Thực phẩm, quần áo, đồ gia dụng, mỹ phẩm,... là hàng hóa người tiêu dùng mua trực tiếp để sử dụng.
- Nhóm hàng xuất nhập khẩu: Dầu thô, máy móc, điện thoại, nông sản,... cần di chuyển qua biên giới và chịu sự điều chỉnh của luật thương mại quốc tế.
3.4 Phân loại theo quy định và tiêu chuẩn quốc tế
Đối với các mặt hàng xuất khẩu, việc phân loại hàng hóa dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế như mã HS hoặc tiêu chuẩn ISO giúp tuân thủ các quy định pháp luật trong nước và các tiêu chuẩn quốc tế.
Phân loại hàng hóa theo mã HS (Harmonized System)
Mã HS là hệ thống mã hóa quốc tế do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) phát triển, dùng để phân loại sản phẩm, hàng hóa khi xuất nhập khẩu trên toàn cầu. Mã HS giúp cơ quan hải quan xác định loại hàng hóa, áp dụng đúng thuế suất, kiểm soát chính sách xuất nhập khẩu và đảm bảo tuân thủ các quy định quốc tế.
Việc phân loại hàng hóa theo mã HS phải tuân thủ 6 quy tắc tổng quát (General Rules for the Interpretation of the Harmonized System – GRI) bao gồm:
- Quy tắc 1:Phân loại dựa trên nội dung nhóm hàng và chú giải phần, chương liên quan.
- Quy tắc 2:Áp dụng cho hàng hóa chưa hoàn chỉnh, chưa lắp ráp hoặc tháo rời.
- Quy tắc 3:Khi hàng hóa có thể xếp vào nhiều nhóm, ưu tiên nhóm mô tả cụ thể nhất, sau đó đến đặc tính cơ bản, cuối cùng là nhóm có thứ tự cuối cùng.
- Quy tắc 4:Hàng hóa không thể phân loại theo các quy tắc trên thì xếp vào nhóm gần nhất với hàng hóa đó.
- Quy tắc 5:Quy định về bao bì, vỏ đựng và các bộ sản phẩm.
- Quy tắc 6:Phân loại ở cấp phân nhóm.
Phân loại hàng hóa theo tiêu chuẩn ISO
Các tiêu chuẩn ISO giúp cung cấp khuôn khổ để doanh nghiệp đánh giá, phân loại các sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và quy định của pháp luật.
5 tiêu chuẩn ISO phổ biến liên quan đến hàng hóa gồm:
- ISO 9001: Quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
- ISO 14001: Quản lý môi trường trong sản xuất, kinh doanh.
- ISO 13485: Quản lý chất lượng dụng cụ y tế.
- ISO 22000: Quản lý an toàn thực phẩm.
- ISO 27001: Quản lý an ninh thông tin.
4. Quy trình phân loại hàng hóa tại Ahamove
Ahamove hiện là đơn vị tiên phong trong ngành vận chuyển uy tín tiết kiệm tại Việt Nam. Với hệ thống và quy trình phân loại hàng hóa chuyên nghiệp, dịch vụ vận chuyển của Ahamove đảm bảo an toàn và hiệu quả cho mọi lô hàng, tối ưu thời gian vận chuyển, bảo quản tốt hàng hóa và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Sau đây là quy trình phân loại hàng hóa 5 bước của Ahamove.
4.1. Tiếp nhận và kiểm tra thông tin hàng hóa
Khi nhận được đơn hàng, nhân viên Ahamove sẽ tiến hành xác minh thông tin hàng hóa với người gửi. Thông tin xác minh bao gồm loại hàng, số lượng, kích thước, khối lượng, tình trạng hàng hóa, thông tin người nhận và các yêu cầu đặc biệt (nếu có).
Đảm bảo các thông tin này được nhập đầy đủ, chính xác trên hệ thống Ahamove, bao gồm cả số điện thoại người nhận, thông tin bắt buộc để tạo đơn vận chuyển.
4.2. Đối chiếu với danh mục hàng hóa được phép vận chuyển
Sau khi kiểm tra thông tin, Ahamove tiến hành đối chiếu loại hàng hóa với danh mục hàng hóa được phép vận chuyển của Ahamove và quy định pháp luật hiện hành tại Viêt Nam. Các mặt hàng cấm/hạn chế vận chuyển (như hàng quốc cấm, chất cháy nổ, động vật sống, hàng hóa vi phạm pháp luật…) sẽ bị từ chối phục vụ.
Kiểm tra khối lượng, kích thước hàng hóa có phù hợp với từng loại dịch vụ, phương tiện vận chuyển mà Ahamove cung cấp (ví dụ: xe 2 bánh tối đa 30kg, kích thước 50x40x50cm/đơn hàng).
4.3. Phân loại theo dịch vụ và phương tiện vận chuyển
Dựa trên đặc điểm hàng hóa (kích thước, khối lượng, tính chất dễ vỡ, dễ hỏng, cần bảo quản lạnh…), Ahamove tiến hành phân loại để lựa chọn phương tiện và dịch vụ vận chuyển tối ưu nhất. Điều này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí giao hàng nhanh nhất có thể, đồng thời tránh gây hư hỏng hàng hóa. Hàng hóa sẽ được phân loại dựa theo 4 tiêu chí sau:
- Phân loại theo phương tiện: Lựa chọn phương tiện phù hợp như xe máy, xe ba bánh hoặc xe tải dựa trên kích thước và khối lượng hàng.
- Phân loại theo tốc độ giao hàng: Xác định dịch vụ phù hợp như siêu tốc, 4H, hoặc siêu rẻ căn cứ vào mức độ khẩn cấp của đơn hàng.
- Phân loại theo yêu cầu đặc biệt: Áp dụng dịch vụ chuyên biệt như giao hàng tận tay, hỗ trợ tài xế, khai giá hàng hóa hoặc quay lại điểm lấy hàng nếu cần.
- Phân loại theo tính chất đặc thù: Cung cấp dịch vụ chuyên biệt cho hàng dễ vỡ, thực phẩm cần bảo quản lạnh hoặc hàng hóa có giá trị cao.
4.4. Đóng gói và dán nhãn phân loại
Quy trình đóng gói và dán nhãn đóng vai trò quyết định trong việc bảo vệ hàng hóa và đảm bảo giao nhận chính xác.
- Đóng gói an toàn: Hàng hóa được đóng gói cẩn thận, đặc biệt với các mặt hàng dễ vỡ, dễ hỏng, thực phẩm và hàng đông lạnh
- Nhãn phân loại rõ ràng: Mỗi kiện hàng được dán nhãn với thông tin đầy đủ về loại hàng, người nhận, mã vận đơn và hướng dẫn bốc xếp
- Lưu ý đặc biệt: Ghi chú rõ các yêu cầu bảo quản đặc biệt như "Giữ khô", "Giữ lạnh", "Dễ vỡ" hoặc "Cần bảo quản thẳng đứng"
- Kiểm tra cuối cùng: Tài xế có quyền từ chối nhận vận chuyển nếu hàng hóa không được đóng gói đúng tiêu chuẩn hoặc vượt quá giới hạn cho phép
4.5. Giao hàng và xác nhận
Sau khi phân loại hàng hóa lên xe, tài xế xác nhận đã lấy hàng trên hệ thống, di chuyển đến điểm nhận hàng và liên hệ người nhận trước khi giao.
Khi giao hàng, tài xế xác nhận với người nhận về tình trạng hàng hóa, địa điểm, phương thức thanh toán, số tiền thu hộ (nếu có), chụp ảnh xác thực giao hàng thành công/thất bại kèm mã vận đơn, chữ ký người nhận.
Cuối cùng, tài xế thực hiện xác nhận hoàn thành đơn hàng trên ứng dụng Ahamove, hoàn tất quy trình giao nhận.
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn kiến thức tổng quan về khái niệm về phân loại hàng hóa, những lợi ích thiết thực, các nguyên tắc phân loại khoa học và quy trình chuyên nghiệp tại Ahamove. Phân loại hàng hóa không chỉ là công đoạn đơn thuần mà là yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động vận chuyển. Áp dụng đúng các nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng niềm tin với khách hàng.
Xem thêm: