[Hỏi đáp] Bán hàng trên Shopee có cần máy in không?

Nhiều chủ shop mới kinh doanh trên Shopee sẽ thắc mắc liệu bán hàng trên Shopee có cần phải có máy in không? Thực tế, Shopee không bắt buộc người bánphải sử dụng máy in để in thông tin vận đơn. Bạn có thể viết mã vận đơn trực tiếp lên đơn hàng trong trường hợp không có máy. Điều này đồng nghĩa với việc bạn hoàn toàn không nhất thiết phải có máy in để bán hàng trên Shopee.

Tuy nhiên, máy in là công cụ hữu ích hỗ trợ đắc lực cho chủ shop kh bán hàng online. Trong bài viết này, Ahamove sẽ đi sâu phân tích quy định của Shopee, những lợi ích vượt trội khi sở hữu máy in, các hạn chế nếu không có, đồng thời cung cấp những giải pháp linh hoạt và lời khuyên thiết thực. Qua đó, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhất cho gian hàng của mình, hướng tới hiệu quả kinh doanh tối ưu.

1. Bán hàng Shopee có cần máy in không?

Shopee hoàn toàn không bắt buộc người bán phải có máy in để kinh doanh online trên Shopee.Khi bán hàng online, máy in thường được người bán sử dụng để in phiếu gửi hàng, chứa các thông tin vận đơn như mã vận đơn, thông tin người gửi, người nhận, chi tiết đơn hàng để dán lên gói hàng.

Tuy nhiên, thực tế Shopee không yêu cầu người bán phải in phiếu giao hàng mà chỉ cần in mã vận đơn để dán lên gói hàng, phục vụ quá trình vận chuyển. Trong trường hợp shop không có máy in,Shopee linh hoạt cho phép người bán ghi mã vận đơn bằng tay lên gói hàng nếu không có điều kiện in ấn.

ban-hang-shopee-co-can-may-in-khong-1.jpg
Máy in có phải là một công cụ thiết yếu đối với người bán hàng trên Shopee không? (Ảnh: Internet)

2. Sử Dụng Máy In Mang Lại Lợi Ích Gì Cho Chủ Shop Online?

Mặc dù không bắt buộc, việc trang bị máy in mang lại nhiều lợi thế đáng kể, đặc biệt với những shop có lượng đơn hàng lớn hoặc thể hiện sự chuyên nghiệp. Dưới đây là 4 công dụng chính của máy in khi bán hàng trên Shopee:

  • In mã vận đơn rõ ràng, tiện lợi: Máy in giúp tạo mã vận đơn rõ ràng, dễ quét, hạn chế tối đa các lỗi thường gặp khi ghi tay như thiếu số, nhầm tên khách, sai địa chỉ… Điều này giúp đơn hàng được giao đúng, tránh tình trạng hoàn hàng hoặc khách hàng phàn nàn.
  • Tiết kiệm thời gian và công sức:Việc in ấn tự động giúp người bán tiết kiệm thời gian so với ghi chép thủ công, đặc biệt khi số lượng đơn hàng lớn.
  • Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho shop: Đóng gói đơn hàng Shopee chuyên nghiệp, dán tem in đẹp mắt, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và thể hiện sự chuyên nghiệp của shop.
  • Cung cấp căn cứ đổi trả và xử lý khiếu nại:Phiếu gửi hàng in rõ ràng là cơ sở để giải quyết các vấn đề đổi trả, khiếu nại một cách chính xác và nhanh chóng.

Ngoài ra, máy in còn có thể sử dụng để in hóa đơn, in thiệp cảm ơn, voucher tặng khách hàng, góp phần quảng bá hình ảnh và giữ chân khách hàng tốt hơn cho shop.

Nếu chủ shop không đầu tư máy in mà sử dụng phương thức viết tay, bạn có thể gặp phải 6 trở ngại sau:.

  • Ghi chép thủ công dễ sai xót thông tin, chữ viết khó đọc, gây nhầm lẫn địa chỉ hoặc sản phẩm.
  • Thông tin không rõ ràng trên gói hàng làm tăng rủi ro đơn vị vận chuyển phân loại sai hoặc giao nhầm.
  • Ghi tay hoặc xử lý thủ công từng phiếu mất thời gian, khó theo dõi khi số lượng đơn lớn.
  • Thông tin viết tay trên gói hàng không tạo được ấn tượng tốt, mực viết có thể bị lem, mờ.
  • Thiếu phiếu gửi hàng in rõ ràng làm việc đối chiếu, xác minh thông tin trở nên phức tạp.
  • Việc ghi đầy đủ thông tin lên bề mặt các gói hàng kích thước nhỏ rất khó khăn.

3. Thời Điểm Nào Shop Shopee Nên Đầu Tư Máy In Đơn Hàng?

Đầu tư máy in mang lại nhiều lợi ích cho shop, nhưng không phải ai cũng có điều kiện để đầu tư máy trong giai đoạn kinh doanh đầu. Để tiết kiệm ngân sách và đảm bảo hiệu quả hoạt động, shop nên cân nhắc đầu tư máy in khi:

  • Khi lượng đơn hàng bắt đầu tăng và ổn định: Nếu shop bạn có trung bình từ 5-10 đơn/ngày trở lên, bạn nên đầu tư máy in vì việc ghi tay sẽ tốn thời gian và dễ sai sót.
  • Khi bạn xác định kinh doanh lâu dài và muốn phát triển bền vững: Đầu tư công cụ hỗ trợ như máy in là cần thiết để xây dựng nền tảng vận hành chuyên nghiệp.
  • Khi muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hoặc mở rộng quy mô: Đầu tư máy in sớm giúp tạo ấn tượng tốt và sẵn sàng cho sự tăng trưởng.
ban-hang-shopee-co-can-may-in-khong-2.jpg
Lúc nào là thích hợp để các shop Shopee đầu tư vào máy in đơn? (Ảnh: Internet)

4. Các Loại Máy In Đơn Hàng Shopee Giá Rẻ Hiện Nay

Lựa chọn loại máy in phù hợp là rất quan trọng. Dưới đây là các loại phổ biến:

4.1 Máy in nhiệt trực tiếp

Đây là loại máy in sử dụng đầu in nhiệt tác động trực tiếp lên giấy in nhiệt, không dùng mực, tốc độ in nhanh, không ồn. Máy in nhiệt có ưu và nhược điểm sau:

  • Ưu điểm:Chi phí đầu tư thấp, (từ 700.000 – 1.500.000 đồng tùy model và khổ giấy), tốc độ in nhanh, không dùng mực, thiết kế nhỏ gọn, ít hỏng hóc.
  • Nhược điểm:Chất lượng in không tốt bằng máy in phun và laser, độ bền màu không cao, chỉ in được trên giấy in nhiệt, trong khi giấy in nhiệt dễ bị hư hỏng trong môi trường nóng ẩm.

Với những ưu nhược điểm trên, máy in nhiệt rất phù hợp để in vận đơn do không cần in màu phức tạp và bản in chỉ sử dụng trong thời gian ngắn. Đây là giải pháp tối ưu cho các shop online có chi phí thấp, có nhu cầu in ấn đơn giản như in vận đơn, hóa đơn số lượng lớn, có không gian làm việc hạn chế.

4.2 Máy in phun

Đây là dòng máy in phổ biến, hoạt động bằng cách phun những giọt mực nhỏ trực tiếp lên bề mặt giấy để tạo ra hình ảnh và văn bản. Ưu nhược điểm của máy in phun là:

  • Ưu điểm:Thường có nhiều tính năng hiện đại (in màu, scan, copy), in được trên nhiều loại giấy (giấy ảnh, vải, decal...), thiết kế nhỏ gọn, giá thành phải chăng.
  • Nhược điểm: Sử dụng mực in dạng lỏng, mực dễ lem, phai màu, in phiếu gửi hàng thường xuyên sẽ tốn chi phí mực, cần vệ sinh hộp mực thường xuyên. Tốc độ in chậm hơn máy laser và máy in nhiệt, khay giấy nhỏ không in được số lượng lớn.

Với các đặc điểm trên, máy in phun ngoài việc dùng để in phiếu gửi hàng và mã vận đơn, có thể được tận dung để in các hình ảnh quảng cáo nhanh như brochure, tờ rơi, voucher, tem nhãn có màu sắc phong phú, sống động. Với giá thành đầu tư từ 1.000.000VNĐ trở lên, loại máy này đặc biệt phù hợp với các shop không cần in số lượng lớn trong thời gian ngắn, muốn xây dựng hình ảnh thương hiệu qua các tem nhãn nhiều màu sắc và cần loại máy in có chi phí vừa phải.

4.3 Máy in laser

Loại máy này sử dụng tia laser để tạo hình ảnh tĩnh điện lên một trống từ, sau đó mực bột (toner) sẽ bám vào những vùng có tĩnh điện đó và được ép lên giấy bằng nhiệt. Máy in nhiệt có ưu nhược điểm sau:

  • Ưu điểm: Tốc độ in nhanh, chất lượng bản in sắc nét, độ bền màu cao. Chi phí in trên mỗi trang thấp khi in số lượng lớn. Ít cần mực, mực không bị khô khi để lâu. In được trên nhiều loại giấy, kể cả giấy decal, card.
  • Nhược điểm:Giá thành đắt từ 2.500.000VNĐ trở lên, kích thước lớn, nặng hơn, tiêu thụ điện năng cao hơn. Chất lượng in màu kém hơn máy in phun, nhất là với hình ảnh phức tạp. Không thể in trên các vật liệu nhạy cảm với nhiệt. Cần thời gian khởi động trước khi in.

Với những đặc điểm trên, máy in laser phù hợp để in các loại văn bản sắc nét, bền màu, không cần in hình ảnh màu sắc phức tạp như in card visit, các tài liệu văn phòng, hóa đơn, phiếu giao hàng với số lượng lớn, tốc độ nhanh. Máy in laser đặc biệt phù hợp với các shop muốn tiết kiệm chi phí in ấn về dài hạn (chi phí mỗi trang thấp hơn khi in nhiều), có không gian rộng, muốn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

5. Hướng Dẫn Các Bước In Phiếu Gửi Hàng Shopee Từ Kênh Người Bán

Để in phiếu gửi hàng, chủ shop có thể in trên website Kênh Người Bán hoặc sử dụng Ứng dụng Shopee. Cụ thể như sau:

Cách in phiếu trên Kênh Người Bán:

  • Bước 1: Truy cập Kênh Người Bán, Trong mục "Quản lý đơn hàng", chọn “Tất cả”.
Bán hàng shopee có cần máy in không 3
Vào Kênh Người bán trên giao diện Shopee, chọn “Quản lý đơn hàng” rồi chọn “Tất cả” (Ảnh: Internet)
  • Bước 2: Trong mục “Chờ lấy hàng”, chọn “Đã xử lý”
Bán hàng shopee có cần máy in không 4
Chọn Chờ lấy hàng (Ảnh: Internet)
Bán hàng shopee có cần máy in không 5
Nhấn vào mục Chưa xử lý hoặc Đã xử lý để kiểm tra và xác nhận các đơn hàng (Ảnh: Internet)
  • Bước 3: Chọn đơn muốn in phiếu và nhấn "In phiếu giao".
  • Bước 4: Kiểm tra lại thông tin trên bản xem trước rồi nhấn "In phiếu" để hoàn tất.
Bán hàng shopee có cần máy in không 6
Chọn In phiếu giao dưới cột Thao tác (Ảnh: Internet)
Bán hàng shopee có cần máy in không 7
Phiếu sẽ được hệ thống khởi tạo. Người bán cần xem lại phiếu vừa được tạo và chọn "In phiếu" để tiếp tục (Ảnh: Internet)

Cách in phiếu trên Ứng dụng Shopee:

  • Bước 1:Trong ứng dụng Shopee, chọn mục "Tôi", chọn "Shop của tôi", chọn “Chờ lấy hàng”
  • Bước 2:Trong mục "Đơn hàng" chọn tab "Chờ lấy hàng".
  • Bước 3:Chọn đơn hàng và nhấn "Chuẩn bị hàng".
  • Bước 4:Chọn phương thức vận chuyển và Ấn “Xác nhận” để hoàn tất chuẩn bị hàng
Bán hàng shopee có cần máy in không 8
  • Bước 5:Sau khi xác nhận đơn hàng, hệ thống hiển thị phiếu giao hàng cho bạn. Chọn biểu tượng máy in trong trang “Thông tin gửi hàng” để in phiếu.
Bán hàng shopee có cần máy in không 9

Lưu ý: In phiếu rõ ràng, đặc biệt là phần mã vạch. Dán phiếu ngay ngắn, dễ thấy, bảo vệ phiếu bằng túi dán hoặc băng keo trong. Nên in 2 liên: 1 dán lên hàng, 1 giữ lại làm chứng từ.

6. Câu Hỏi Thường Gặp Về Việc In Đơn Hàng Shopee

Không có máy in, Shopee có duyệt đơn hàng không?

Có, Shopee vẫn duyệt đơn. Bạn có thể ghi tay mã vận đơn rõ ràng lên gói hàng. Tuy nhiên, đây chỉ nên là giải pháp tạm thời.

In đơn hàng Shopee dùng giấy A4 có được không?

Được, bạn có thể in ra giấy A4 rồi cắt dán. Nhưng cách này tốn thời gian, kém chuyên nghiệp và dễ sai sót hơn tem in nhiệt.

Giải pháp thay thế khi chưa có máy in đơn hàng Shopee là gì?

  • Dùng điện thoại hiển thị mã vận đơn: Tải file PDF phiếu giao, đưa shipper/bưu cục quét mã trên màn hình.
    • Ưu điểm: Không cần giấy, nhanh nếu ít đơn.
    • Nhược điểm: Màn hình có thể mờ, khó thao tác nhiều đơn, không phải điểm lấy hàng nào cũng chấp nhận.
  • Nhờ Đơn vị Vận chuyển/Bưu cục hỗ trợ in hộ: Một số điểm lấy hàng có thể hỗ trợ in (có thể tính phí).
    • Ưu điểm: Không tốn chi phí mua máy, tiết kiệm thời gian in.
    • Nhược điểm: Không phải tất cả các điểm đều hỗ trợ, có thể có phụ phí, phụ thuộc giờ làm việc.
  • In tại Cửa hàng Dịch vụ bên ngoài: Mang file PDF ra tiệm photocopy/in ấn.
    • Ưu điểm: Dễ thực hiện, chi phí thấp cho ít đơn.
    • Nhược điểm: Tốn công đi lại, không chủ động, khó mở rộng khi đơn tăng.
  • Ghi tay thông tin đơn hàng:
    • Ưu điểm: Giải pháp khẩn cấp.
    • Nhược điểm: Tốn thời gian, dễ sai, thiếu chuyên nghiệp, khó đối chiếu.

Bài viết trên đã giúp bạn trả lời câu hỏi: “Bán hàng Shopee có cần máy in không?” và nêu 4 lợi ích nổi bật khi sử dụng máy in. Bài viết cũng đã gợi ý cho bạn 3 loại máy in giá rẻ với công dụng khác nhau, giúp bạn lựa chọn tùy theo nhu cầu in ấn và hướng dẫn bạn cách in phiếu gửi hàng Shopee. Dù không bắt buộc, máy in đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự chuyên nghiệp, tối ưi vận hành và đảm bảo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng khi bạn bán hàng trên Shopee, nhất là khi gian hàng phát triển. Để tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng Shopee, shop cần nắm rõ phí bán hàng trên Shopee để tính toán chi phí hợp lý và áp dụng mẹo bán hàng online đắt khách để tăng doanh số.

Hãy cân nhắc lợi ích và thời điểm phù hợp để trang bị công cụ này. Và khi đơn hàng ngày một nhiều, Ahamove với các giải pháp vận chuyển nhanh chóng, đáng tin cậy luôn sẵn sàng đồng hành, giúp bạn giao hàng hiệu quả, góp phần vào sự thành công của shop.