Chuyển hoàn là gì? Cách hạn chế tình trạng chuyển hoàn

Khi kinh doanh một trong những vấn đề đáng lo ngại của  các chủ shop khi kinh doanh online là gặp phải tình trạng chuyển hoàn. Việc hoàn hàng không chỉ làm mất thời gian, tăng chi phí vận chuyển, mà còn giảm tỷ lệ giao hàng thành công, giảm sự hài lòng của khách hàng và giảm uy tín của các shop trên sàn thương mại điện tử. Vậy chuyển hoàn là gì? Nguyên nhân chuyển hoàn do đâu? Chi phí chuyển hoàn là bao nhiêu? Thời gian người gửi nhận được hàng chuyển hoàn và làm sao để hạn chế tình trạng hoàn trả hàng? Tất cả sẽ được đề cập trong bài viết bên dưới. Cùng Ahamove tìm hiểu và khắc phục vấn đề chuyển hoàn ngay sau đây! 

1. Chuyển hoàn là gì?

Chuyển hoàn còn được gọi là "trả hàng" hay “hoàn hàng” là tình trạng hàng hóa được trả lại cho người gửi (người bán) vì người nhận (người mua) không nhận hàng, hoặc không thể nhận được hàng. Khi đó, đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ và hoàn trả đơn hàng về cho người gửi.

Sau khi đã biết được khái niệm về chuyển hoàn, bạn đã biết nguyên nhân dẫn đến chuyển hoàn hay chưa? Dưới đây là những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng chuyển hoàn.

2. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng chuyển hoàn là gì?

Tình trạng chuyển hoàn phần lớn đến từ phía người nhận, các vấn đề này thường làm gián đoạn quá trình giao hàng và có thể khiến người bán phải chịu phí chuyển hoàn. Dưới đây là 5 nguyên nhân từ phía người nhận bao gồm:

• Người nhận không bắt máy: Khi bên vận chuyển không liên lạc được với người nhận hoặc người nhận không nghe điện thoại quá 3 lần, thì đơn hàng sẽ tự động hoàn trả về cho người gửi.
• Người nhận từ chối nhận hàng: Khách hàng có thể từ chối nhận hàng vì những lý do như: sản phẩm không ưng ý, thay đổi nhu cầu, thời gian giao hàng lâu hoặc không đủ khả năng thanh toán (trường hợp COD - thanh toán khi nhận hàng).
• Hẹn giao lại quá nhiều lần: Thông thường shipper có thể hỗ trợ giao lại tối đa 3 lần. Nếu giao nhiều lần nhưng không thành công, hàng sẽ được đưa về lưu kho (3 - 5 ngày). Khi hết thời gian lưu kho, hàng hóa sẽ được hoàn về cho người bán.
• Hết thời gian lưu kho: Trong trường hợp người nhận không có mặt tại địa chỉ giao hàng trong nhiều ngày, khiến thời gian lưu kho quá hạn, hàng hóa sẽ được chuyển hoàn lại cho shop.
• Cung cấp thông tin không chính xác: Người nhận hàng cung cấp sai các thông tin quan trọng như địa chỉ hoặc số điện thoại khiến việc giao hàng không thể thực hiện thành công.

3. Phí chuyển hoàn là bao nhiêu và ai chịu trách nhiệm? 

Khi phát sinh đơn hàng chuyển hoàn, việc nắm rõ chi phí và trách nhiệm thanh toán là điều mà các chủ shop đặc biệt quan tâm. Vậy cụ thể, mức phí chuyển hoàn của Ahamove được tính như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây: 

3.1 Phí chuyển hoàn Ahamove

Với Ahamove, khi đơn hàng giao không thành công (bị trả lại), mức phí chuyển hoàn được áp dụng như sau:

• Phí chuyển hoàn = phí giao hàng chiều đi + phí trả hàng (chiều về).
• Phí trả hàng (chiều về) sẽ được tính bằng đúng cước phí chiều đi của đơn hàng đó.

Ví dụ: Nếu phí giao hàng chiều đi là 30.000 VNĐ, phí chuyển hoàn sẽ là 30.000 VNĐ (chiều đi) + 30.000 VNĐ (chiều về) = 60.000 VNĐ.

3.2 Ai chịu trách nhiệm thanh toán phí chuyển hoàn?

• Lỗi do người gửi (chủ shop): là người chịu trách nhiệm thanh toán toàn bộ phí chuyển hoàn khi đơn hàng không giao thành công và phải trả lại hàng. Ahamove sẽ thu khoản phí này từ người gửi thông qua thanh toán trực tiếp hoặc cấn trừ vào tài khoản thanh toán của shop trên hệ thốn. Đặc biệt nếu chủ shop có có tham gia chương trình bảo hiểm “Hỗ trợ phí giao hàng thất bại” thì shop sẽ không cần phải chiệu khoảng phí này tuy nhiên chủ shop phải cung cấp đủ bằng chứng về giao hàng thất bại để chứng minh.
• Lỗi do tài xế: Nếu đơn hàng thất bại do lỗi tài xế, shop chỉ cần trả phí chiều đi, không phải trả phí chiều về

>> Có thể hữu ích với bạn: Quy định bằng chứng xác thực giao hàng thất bại

4. Khi nào người gửi nhận được hàng chuyển hoàn?

Khi đơn hàng giao không thành công do người nhận từ chối, sai địa chỉ, hoặc không liên lạc được, Ahamove sẽ chuyển hoàn hàng hóa về người gửi. Với dịch vụ nội thành, hàng được hoàn trả trong tối đa 24 giờ, thường trong ngày, sau khi đơn được xác nhận giao thất bại.

Đối với dịch vụ liên tỉnh, thời gian chuyển hoàn tùy khu vực, thường từ 3 đến 15 ngày. Người gửi cần thanh toán phí vận chuyển chiều đi và phí trả hàng theo bảng giá dịch vụ của Ahamove. Đảm bảo địa chỉ nhận hàng chính xác để nhận hàng kịp thời với quy trình minh bạch của Ahamove.

5. Bí quyết giúp chủ shop giảm tỷ lệ đơn chuyển hoàn hiệu quả

Việc gặp phải tình trạng chuyển hoàn quá nhiều lần sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của shop. Sau khi đã tìm hiểu nguyên nhân gây ra tình trạng chuyển hoàn, Ahamove sẽ giới thiệu đến bạn 7 bí quyết giúp các chủ shop kinh doanh online giảm tỷ lệ đơn chuyển hoàn hiệu quả nhất.

5.1. Xác nhận lại đơn hàng với khách trước khi gửi

Trước khi tiến hành giao hàng, hãy thực hiện thêm bước xác nhận lại bằng cách gọi điện hoặc nhắn tin với khách hàng để kiểm tra các thông tin quan trọng như: sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại và thời gian nhận. Ví dụ: nếu bạn bán quần áo, hãy hỏi khách hàng về số đo cụ thể để đảm bảo sản phẩm vừa vặn, tránh tình trạng từ chối nhận hàng.

5.2. Cung cấp thông tin sản phẩm chính xác, trung thực

Khi đăng sản phẩm, hãy cung cấp hình ảnh chụp thực tế kèm video mô tả chi tiết để khách hàng dễ hình dung. Ví dụ: nếu bạn bán đồ gốm, hãy mô tả rõ kích thước, chất liệu, và công dụng, đồng thời chỉ rõ nếu có bất kỳ khuyết điểm nào (nếu là sản phẩm handmade). Điều này giúp khách hàng có kỳ vọng đúng, giảm tỷ lệ hoàn hàng.

5.3. Đóng gói hàng hóa cẩn thận, chắc chắn

Đóng gói hàng hóa cẩn thận không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Với các loại hàng hóa dễ vỡ như ly thủy tinh, đồ điện tử,... bạn nên dùng hộp cứng, lót thêm giấy hoặc xốp và dán nhãn "Hàng dễ vỡ" để đảm bảo an toàn. Đối với mỹ phẩm, đóng gói bằng túi chống sốc và hộp trang nhã để bảo vệ sản phẩm và nâng cao tính thẩm mỹ cho món hàng, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp.

5.4. Yêu cầu khách hàng đặt cọc trước đối với đơn hàng giá trị cao

Với các đơn hàng lớn như máy tính, điện thoại, hoặc nội thất, hãy yêu cầu khách đặt cọc từ 10-20% giá trị đơn hàng. Ví dụ: khi bán một chiếc ghế sofa trị giá 10 triệu đồng, bạn có thể yêu cầu khách chuyển trước 1 - 2 triệu đồng để đảm bảo cam kết nhận hàng.

5.5. Xây dựng chính sách đổi trả rõ ràng, minh bạch

Trên trang web hoặc fanpage, hãy tạo một mục riêng về chính sách đổi trả. Ví dụ: nếu bạn kinh doanh giày dép, hãy ghi rõ khách hàng có thể đổi trả trong vòng 7 ngày nếu sản phẩm không vừa, nhưng cần giữ nguyên tem mác và không bị hư hỏng.

5.6. Lựa chọn đơn vị vận chuyển nhanh nhất

Ưu tiên các đơn vị giao hàng nhanh như Ahamove hoặc các dịch vụ giao trong ngày. Ví dụ: với các sản phẩm thực phẩm tươi sống, hãy sử dụng dịch vụ giao hỏa tốc để đảm bảo chất lượng và giảm thiểu nguy cơ khách từ chối nhận hàng vì sản phẩm không còn tươi ngon.

Thông qua bài viết trên, Ahamove đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề chuyển hoàn, từ khái niệm chuyển hoàn là gì, nguyên nhân, chi phí chuyển hoàn và người chịu trách nhiệm, cho đến những giải pháp thiết thực để giảm thiểu tỷ lệ chuyển hoàn hiệu quả. Với tính năng chuyển hoàn linh hoạt, Ahamove giúp bạn dễ dàng xử lý các đơn hàng trả lại, giảm thiểu chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Hãy trải nghiệm ngay dịch vụ giao hàng của Ahamove để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng!

Xem thêm:

• Tìm hiểu về bưu phẩm, bưu kiện, bưu gửi là gì? 
• Mã vận đơn là gì ? Cách tra cứu và lấy mã
• Chức nắng kho hàng hóa là gì ?